Studio CRM Benutzerhandbuch

Studio CRM läuft auf einem Computer in Ihrem Studio. Das Personal öffnet es in einem Webbrowser auf diesem Computer oder auf jedem Gerät im Studio-Netzwerk. Ihre Daten bleiben in einer Datei auf diesem Computer. Es wird nichts an Poli International gesendet.

Installation und Start

Laden Sie das Studio-CRM-ZIP für Ihren Computer (Windows, Mac oder Linux) von der Studio-CRM-Seite herunter. Node.js ist bereits enthalten; sonst muss nichts installiert werden.
Entpacken Sie es. Legen Sie den Ordner studio-crm dort ab, wo er bleiben kann, zum Beispiel unter Dokumente.
Doppelklicken Sie auf Start Studio CRM (Start Studio CRM.bat unter Windows, Start Studio CRM.command auf dem Mac, ./start-studio-crm.sh unter Linux). Auf dem Mac beim ersten Mal mit der rechten Maustaste klicken und Öffnen wählen.
Ihr Browser öffnet http://localhost:3000. Lassen Sie das geöffnete Fenster offen, solange Sie das CRM benutzen; wird es geschlossen, stoppt das CRM. Andere Geräte verwenden statt localhost die Netzwerkadresse des Computers, mit :3000 am Ende.

Wenn Sie den Quellcode heruntergeladen haben, installieren Sie Node.js 22 oder neuer und führen Sie einmal npm install und dann npm start aus. Mit Docker: docker compose up -d.

Aktualisieren: Wenn eine neue Version erscheint, steht unten im Menü neben der Versionsnummer Update verfügbar. Öffnen Sie Einstellungen, Updates und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren (nur ein Administrator). Das CRM lädt die neue Version herunter, sichert die Datenbank in storage/backups, probiert die neue Version an einer Kopie Ihrer Daten aus und installiert sie erst dann; es startet von selbst neu und die Seite lädt neu. Ihre Daten bleiben im Ordner data und werden nie verschoben. Geht etwas schief, wird nichts verändert und die alte Version läuft weiter. Die vorige Version bleibt im versteckten Ordner .update/previous. Versionen vor 1.0.12 werden einmal von Hand aktualisiert: das neue ZIP herunterladen, in einen neuen Ordner entpacken und den Ordner data aus dem alten Ordner hineinkopieren.

Um einen anderen Port zu verwenden, legen Sie PORT in einer .env-Datei fest (kopieren Sie .env.example). Legen Sie dort auch STUDIO_MANAGER_EMAIL fest, damit Benachrichtigungen an Sie adressiert werden.

Erster Start: Demodaten

Eine Neuinstallation startet mit Demo-Kunden, -Terminen, -Lagerbestand und -Personal, damit Sie jeden Bildschirm ausprobieren können. Wenn Sie bereit für die echte Arbeit sind, klicken Sie auf Mit einem leeren Studio beginnen im Dashboard. Dadurch werden die Demodaten gelöscht, während Leistungsliste, Kategorien, Vorlagen, Stationen und Einstellungen erhalten bleiben. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Sprache

Wählen Sie Englisch, Französisch, Italienisch, Deutsch, Spanisch, Niederländisch, Portugiesisch oder Thai aus dem Sprachmenü oben. Die Poli-Tools innerhalb des CRM öffnen sich in derselben Sprache, sofern sie diese anbieten (Tools ohne Thai öffnen sich auf Englisch).

Studio-Einstellungen

Öffnen Sie Einstellungen, um Ihre Preise, die Anzahlungsregel, den Steuersatz (MwSt.), die Nachbesserungsrichtlinie und die Lagerschwellen einzugeben. Preisschätzer, Angebote und Rechnungen greifen auf diese Werte zurück, legen Sie diese also zuerst fest. CSV exportieren lädt Ihre Preisliste herunter; bearbeiten Sie sie und verwenden Sie CSV importieren, um sie wieder zu laden. Sie können auch Ihr Studio-Logo hochladen; es erscheint in der oberen Leiste.

Studiodaten und Arbeitsplätze: Tragen Sie unter Einstellungen, Studiodaten Name, Adresse, Telefon, E-Mail und Gesundheitsgenehmigung oder Lizenz des Studios ein: Jedes Einwilligungsformular zeigt sie, am Computer und auf den Tablets. Unter Arbeitsplätze fügen Sie Ihre Arbeitsplätze hinzu (Tattooraum, Piercingraum, Branding-Bereich...), benennen sie um oder entfernen sie, und geben jedem eine Art und einen üblichen Künstler. Das Terminformular listet Ihre Arbeitsplätze, und wenn Sie einen Künstler buchen, wird sein üblicher Arbeitsplatz gewählt.

Kunden

Kunden listet alle mit Kontaktdaten, Allergien und medizinischen Hinweisen, unterschriebenen Einverständniserklärungen und Gesamtumsatz auf. Verwenden Sie Neuer Kunde, um einen hinzuzufügen. Die Suche filtert die Liste während der Eingabe. Profil ansehen öffnet den vollständigen Datensatz. Im Profil ändert Kunde bearbeiten die Angaben, und Löschen entfernt den Kunden. Das Profil zeigt außerdem Termine, Teamnotizen, unterschriebene Einwilligungen, gespeicherte Einwilligungsformulare und Fotos der Arbeiten. Um viele Kunden auf einmal anzulegen, öffnen Sie Einstellungen, Daten importieren und fügen eine Liste ein, deren erste Zeile name,email,phone,allergies,notes lautet. Die Zahl Unterschrieben zählt auch Einwilligungsformulare, die auf dem Tablet unterschrieben wurden. Unter Arbeiten und Fotos fügt Foto aufnehmen oder auswählen ein Bild vom Gerät hinzu, auf einem Telefon oder Tablet auch direkt von der Kamera. Heilungspipeline listet die Kunden, deren Sitzung in den letzten 90 Tagen als erledigt markiert wurde, nach Tagen seit der Sitzung gruppiert, mit Profil anzeigen und PDF herunterladen.

Nachsorge: Wählen Sie im Profil eines Kunden unter Nachsorge das Blatt (Tattoo, Piercing, Fine Line, Permanent Make-up) und den Termin, dann Drucken und Nachsorge erfassen: Das Blatt wird mit den Studiodaten und dem Namen des Kunden gedruckt, und das CRM erfasst, welches Blatt für welchen Termin von wem und wann übergeben wurde. Jeder Termin zeigt, ob Nachsorge übergeben wurde. Pflegeblatt unter Kunden druckt ein Blatt ohne Kundennamen und erfasst nichts. Jedes Blatt wird in der daneben gewählten Sprache gedruckt. Unter Einstellungen, Pflegeblätter ändern Sie Titel, Beschreibung und Schritte jedes Blatts in jeder Sprache oder fügen eigene Blätter hinzu; eine leere Sprache druckt das Englische.

Personal

Klicken Sie oben rechts auf die Personal-Schaltfläche, um Ihr Team zu sehen. Teammitglied hinzufügen legt eine Person an, Bearbeiten ändert ihre Angaben, und Entfernen nimmt sie aus dem Team. Auswählen zeigt den Namen dieser Person in der oberen Leiste, damit alle sehen, wer am Bildschirm ist. Sobald ein Studio-Passwort gesetzt ist, kann jede Person auch eine eigene Anmeldung und Zugriffsstufe bekommen (siehe unten). Ein neues Teammitglied kann sofort überall gewählt werden, wo ein Artist ausgewählt wird, zum Beispiel bei einer Terminbuchung.

Tablets, Telefone und das Studio-Passwort

Andere Geräte im Studio öffnen das CRM mit der Adresse, die im Startfenster angezeigt wird. Ein Tablet oder Telefon, das die Kamera braucht (den Scanner), muss die Adresse verwenden, die mit https:// beginnt und mit :3443 endet. Beim ersten Mal warnt der Browser, dass die Verbindung nicht privat ist, weil das Zertifikat von Ihrem eigenen Rechner erstellt wurde: Wählen Sie Erweitert, dann Weiter. Mit der einfachen http://-Adresse funktioniert alles außer der Kamera.

Beim ersten Start fordert das CRM Sie auf, das Studio-Passwort anzulegen. Jeder Computer, jedes Tablet und jedes Telefon meldet sich dann einmal damit an. Sie können Continue without a password wählen und es später unter Einstellungen, Studio-Passwort festlegen. Wenn Sie es vergessen, legen Sie im Ordner data eine leere Datei namens reset-password.txt an und starten das CRM neu: Das entfernt das Studio-Passwort und alle Anmeldungen des Personals.

Unbenutztes Gerät sperren: Wählen Sie unter Einstellungen, unter dem Studio-Passwort, wie lange ein Gerät unbenutzt bleiben darf (5, 10, 15 oder 30 Minuten), bevor es sich selbst abmeldet. Der Tablet-Kiosk wird nie gesperrt: Er hat seine eigene Ausgangs-PIN.

Anmeldungen und Stufen für das Personal: Ist das Studio-Passwort gesetzt, öffnen Sie die Personalliste, klicken bei einer Person auf Bearbeiten und wählen ein Zugriffsstufe und ein Anmeldepasswort (mindestens 8 Zeichen). Ab der ersten Anmeldung fragt die Anmeldeseite Who are you?: Jede Person wählt ihren Namen und meldet sich mit ihrem eigenen Passwort an. Das Studio-Passwort steht in dieser Liste an erster Stelle und meldet weiterhin als Administrator an; geben Sie sich auch selbst die Stufe Administrator, wenn Sie eine eigene Anmeldung möchten. Um die Person am Bildschirm zu wechseln, klicken Sie oben auf den Namen und dann auf Abmelden: Die nächste Person meldet sich mit ihrem eigenen Passwort an.

Rollen: Kreuzen Sie unter Einstellungen, Rollen an, was jede Rolle öffnen und ändern darf: Kunden und Termine, Lager und Lieferanten, Sterilisation und Vorschriften, Schichtplan, Einwilligungsformulare und Pflegeblätter, Geld und Berichte, Einträge löschen. Empfang und Personal sind immer da und beginnen mit dem, was sie vorher durften; Rolle hinzufügen legt eine eigene an („Sterilisation", „Lehrling") und Rollen speichern behält die Änderungen. Eine Rolle ohne einen Bereich sieht dessen Bildschirm nicht, und das CRM lehnt ihre Änderungen dort ab. Nur ein Administrator ändert Einstellungen, Team, Anmeldungen und Rollen. Eine Rolle, die noch jemand hat, lässt sich nicht entfernen: Geben Sie dieser Person zuerst eine andere Rolle.

- Empfang: Kunden, Termine, Einverständniserklärungen, Zahlungen, Ein- und Ausstempeln.

- Personal: alles vom Empfang, dazu Lager, Lieferanten, Compliance-Aufzeichnungen, Nachsorge, Dienstplan und die Gestaltung der Einverständnisformulare.

- Administrator: alles, auch Löschen, Finanzberichte, Einstellungen, das Team, Anmeldungen, Backups und Importe.

Empfang und Personal sehen Finanzen und Einstellungen nicht. Versucht jemand etwas, das seine Stufe nicht erlaubt, sagt das CRM es und ändert nichts. Um eine Anmeldung zu entfernen, setzen Sie die Stufe auf Keine Anmeldung.

Termine und Terminplanung

Neuer Termin bucht eine einzelne Sitzung mit Künstler, Station, Preis und Anzahlung. Für Arbeiten mit mehreren Sitzungen sucht der Auto-Planer die freien Zeitfenster des Künstlers an einem gewählten Tag und bucht bis zu sechs Sitzungen im festgelegten Wochenabstand. Das Dashboard zeigt die heutigen Zahlen, kommende Buchungen, den Stationsstatus und niedrigen Lagerbestand. Der Kalender listet alle gebuchten Termine auf, die nächsten zuerst. Abgeschlossen markiert eine Sitzung als erledigt, sie zählt dann in der Daueranalyse, und Entfernen löscht sie. Bearbeiten bei einem Termin ändert Zeit, Künstler, Station, Preis, Anzahlung oder Notizen. Tippen Sie beim Buchen den Namen des Kunden und wählen Sie ihn aus der Liste, damit der Termin in seinem Profil erscheint. Zweimal schnell auf eine Speichern-Schaltfläche tippen speichert nur einmal. Die Liste zeigt zu jedem Termin auch die Anzahlung und den noch offenen Betrag (Preis minus Anzahlung).

Digitale Einverständniserklärungen

Öffnen Sie das Einverständnisformular, wählen Sie den Kunden aus der Liste (dessen Allergien werden automatisch eingetragen), bestätigen Sie die Altersprüfung und lassen Sie den Kunden auf dem Pad unterschreiben. Die Einverständniserklärung wird mit dem Unterschriftsbild gespeichert. Sie wird nicht ohne Kunden und Unterschrift gespeichert. Aus dem Profil eines Kunden geöffnet, ist dieser Kunde im Formular bereits gewählt.

Damit der Kunde ein Einwilligungsformular auf einem Tablet ausfüllt, öffnen Sie Kunden, den Editor für Einwilligungsformulare, die Formularvorschau und dann den Tablet-Kioskmodus. Der Kunde beantwortet einen Abschnitt pro Bildschirm, unterschreibt auf dem letzten und tippt auf die Schaltfläche zum Abschließen. Das Formular wird mit der Unterschrift gespeichert, und ein PDF wird heruntergeladen. Wurde vorher kein Kunde gewählt, wird aus Name, E-Mail, Telefon und Geburtsdatum des Formulars ein neuer Kunde angelegt. Gespeicherte Formulare stehen im Kundenprofil unter Einwilligungen; Antworten ansehen zeigt jede Antwort. Ein im Formular-Editor bearbeitetes Formular wird mit den Studiodaten gespeichert: Das Tablet zeigt also dasselbe Formular wie der Rechner, auf dem Sie es bearbeitet haben.

Damit ein Kunde das Formular nicht verlassen kann, wenn Sie kurz weggehen, legen Sie in Einstellungen eine Tablet-Kiosk-PIN fest. Der Kioskmodus lässt sich dann nur mit der PIN verlassen. Tippt der Kunde auf Complete, prüft der Kiosk, dass nichts fehlt, speichert das Formular und zeigt „Thank you, your form has been submitted“, bis ein Mitarbeiter die PIN eingibt. Unterschriebene Einwilligungen stehen im Kundenprofil unter Einwilligungen: View waiver zeigt die Angaben und die Unterschrift, PDF herunterladen speichert eine Kopie zum Drucken oder Aufbewahren.

Kiosk-Tablets: Ein Tablet auf einem Ständer kann nur Formulare. Legen Sie unter Einstellungen, Kiosk-Tablets ein Kiosk-Passwort fest (dafür braucht es das Studio-Passwort). Öffnen Sie auf dem Tablet die dort angezeigte Adresse (sie endet auf /kiosk), melden Sie sich mit dem Kiosk-Passwort an und geben Sie dem Tablet einen Namen; es zeigt dann „Bitte warten“. Um ein Formular zu senden, öffnen Sie Kunden, beim Kunden Einverständniserklärung unterschreiben, wählen das Formular, Formular-Vorschau, dann An den Kiosk senden. Das Formular öffnet sich auf dem Tablet; tippt der Kunde auf Abschließen, wird es beim Kunden gespeichert (unter Einwilligungen) und das Tablet wartet wieder. Senden Sie, während noch ein Formular wartet, können Sie das wartende Zurücknehmen. Eine Kiosk-Anmeldung kann weder das CRM öffnen noch Kundendaten lesen. Schalten Sie am Tablet Vollbild oder Kiosk-Modus ein (zum Beispiel Bildschirmfixierung unter Android oder einen Kiosk-Browser), damit der Kunde auf der Seite bleibt.

Kiosk-Tablet einrichten, gut zu wissen: Beim ersten Mal warnt das Tablet, die Verbindung sei nicht privat: Tippen Sie auf Erweitert und dann auf Weiter (Chrome) bzw. Fortfahren (Edge). Es ist Ihr eigener Server, das Zertifikat hat er selbst erstellt. Kommt die Warnung immer wieder oder bleibt ein Kiosk-Browser daran hängen, nehmen Sie die http://-Adresse, die Einstellungen darunter zeigt: keine Warnung, aber die Formulare gehen unverschlüsselt durch Ihr Netzwerk, also nur im studioeigenen WLAN. Geben Sie dem CRM-Computer im Router eine feste Adresse („DHCP-Reservierung“ oder „statische IP“), sonst finden ihn die Tablets nicht mehr, wenn sich seine Adresse ändert. Ein Tablet bleibt angemeldet, und ein wartendes Formular bleibt erhalten, wenn das CRM neu gestartet wird.

Kunden unter 18 und Ausweisprüfung: Das CRM berechnet das Alter jedes Kunden aus dem Geburtsdatum (aus dem Kundendatensatz, der Ausweisprüfung oder einem Geburtsdatum, das der Kunde in ein Formular schreibt). Ein Kunde unter 18 wird in der Kundenliste, im Profil und im Terminformular mit Unter 18 markiert, und seine Formulare brauchen die Unterschrift eines Elternteils oder Vormunds: Ohne sie speichert oder sendet das CRM kein Formular (die Vorlage für Minderjährige hat sie). Schreibt ein Kunde auf dem Tablet ein Geburtsdatum unter 18, wird das unterschriebene Formular behalten, aber rot markiert, und das Aktivitätsprotokoll meldet es. Im Kundenprofil speichert Ausweisprüfung erfassen die Art des Ausweises und nur seine letzten 4 Zeichen, mit wer geprüft hat und wann; jedes danach unterschriebene Formular zeigt Alter und Ausweisprüfung, am Bildschirm und im PDF.

Scanner-Feld: Fügen Sie im Formular-Editor einem Formular ein Scanner-Feld hinzu und geben Sie seinem Knopf Ihre eigenen Worte. Auf dem Formular scannt der Knopf eine Seite mit dem Scanner, der an den Computer mit dem CRM angeschlossen ist, vom Empfang oder von einem Kiosk-Tablet; die Seite wird mit dem Formular gespeichert und über die ganze Breite seines PDF gedruckt, damit sie lesbar ist. Beim Speichern des Formulars wird jede gescannte Seite außerdem in voller Größe auf dem CRM-Computer abgelegt, im Ordner storage/scans im Studio-CRM-Ordner, benannt mit dem Datum, dem Kunden und der DOC ID oben auf dem Formular. Im Kundenprofil zeigt der Tab Scans alle auf seinen Formularen gescannten Seiten: Klicken Sie auf eine Seite zum Vergrößern, oder Herunterladen. Unter Windows nutzt es das in Windows eingebaute Scannen (WIA): Wenn der Scanner mit der Windows-App Scan funktioniert, funktioniert er hier. Unter Linux nutzt es SANE. Noch nicht auf dem Mac.

Nachrichten: Das CRM bereitet vor, Sie senden

Studio CRM sendet selbst keine E-Mails, SMS oder Chat-Nachrichten. Wenn Sie eine Nachsorge-E-Mail, eine Erinnerung oder eine Lieferantenbestellung vorbereiten, erscheint ein Panel Nachricht bereit. Klicken Sie auf E-Mail, WhatsApp oder LINE, um sie mit dem bereits eingefügten Text in Ihrer eigenen App zu öffnen, und drücken Sie dort auf Senden, oder klicken Sie auf Kopieren.

Lager, Scanner und Bestellungen

Inventar verfolgt Mengen, Chargen, Ablaufdaten und Lieferanten. Artikel auf oder unter ihrem Nachbestellniveau zählen als niedriger Lagerbestand. Die Liste Lagerartikel zeigt jeden Artikel mit Menge, Nachbestellgrenze, Charge, Ablaufdatum und Lieferant; suchen Sie nach Name, SKU oder Lieferant. + Artikel hinzufügen legt einen Artikel von Hand an, Bearbeiten ändert ihn. Lieferanten listet Ihre Lieferanten: + Lieferant hinzufügen und Bearbeiten. Bestellungen gehen an die Bestell-E-Mail des Lieferanten; prüfen Sie sie.

Der Scanner in Aktivitätsprotokoll nutzt die Gerätekamera. Scannen Sie eine Lager-SKU oder Chargennummer, um den Artikel zu sehen, oder einen CLIENT-<number>-Code, um einen Kunden zu öffnen. Sie können auch einen Code von einem Foto scannen. Unbekannte Codes werden unter Fehlerprotokoll aufgeführt.

Bestellung listet Ihre Lieferanten und deren Artikel mit niedrigem Lagerbestand auf, erstellt eine Bestellnummer, lädt ein PDF herunter und bereitet die Bestell-E-Mail vor.

Galerie

Portfolio enthält Fotos fertiger Arbeiten, verknüpft mit Kunde und Künstler. Flash-Vorlagen enthält Motive mit ihrer Größe, Sitzungsdauer, Preis und Anzahlung; ein leerer Preis wird als "Auf Anfrage" angezeigt. Gruppieren Sie Motive in Bögen, ziehen Sie sie in die gewünschte Reihenfolge und drucken Sie einen Bogen oder eine Schalterpreisliste. Reservieren reserviert ein Motiv für einen Kunden aus Ihrer Liste mit dem Datum; Verfügbar machen hebt die Reservierung auf. Ein Wiederholbar-Motiv kann immer wieder gebucht werden und zählt seine Buchungen. CSV exportieren listet auf, was verkauft wurde. Teilen bereitet eine Nachricht für WhatsApp, LINE, X oder E-Mail vor; das Teilen-Menü des Telefons kann das Foto einschließen.

Geld und Personal

Der Trinkgeldrechner teilt ein Trinkgeld 80 % Künstler, 15 % Auszubildender, 5 % Empfang und erfasst es. Das Personal stempelt Beginn und Ende der Schicht mit dem Schicht-Button. Exporte liefern Ihnen das Aktivitätsprotokoll, niedrigen Lagerbestand, Schichten und Sitzungsdauern als CSV oder PDF. Im Kalender zeigt das Schichtfenster, ob eine Person im Dienst ist, und der Dienstplan listet die geplanten Schichten: Wählen Sie eine Person, ein Datum und die Zeiten, dann Schicht hinzufügen. Der Export des Dienstplans und, im Lager, der Export des Bestands speichern eine CSV- oder PDF-Datei in Ihrem Download-Ordner. Unter Finanzen erfasst Zahlung erfassen eine Zahlung: Kunde, Betrag und Zahlungsart. Anzahlungsjournal listet die bei der Buchung erhaltenen Anzahlungen.

Compliance-Aufzeichnungen

Die Abschluss-Checkliste erfasst, welche Punkte erledigt wurden, den Verantwortlichen, die Autoklav-Zyklusnummer und Ihre Notizen. Der Autoklav-Speicher listet Sterilisationszyklen auf, und das Dashboard warnt vor Lagerbestand nach Ablaufdatum. Dies sind Ihre eigenen Aufzeichnungen: Prüfen Sie die Vorschriften Ihrer lokalen Gesundheitsbehörde, was Sie aufbewahren müssen.

Poli-Tools

Der Bildschirm Werkzeuge öffnet die Poli-International-Tools (Nachsorgepläne, Einverständnisformular-Generator, Gauge-Umrechner, Preisschätzer und mehr) innerhalb des CRM.

Jede Werkzeugkarte hat oben ein farbiges Band, und das Fenster des Werkzeugs trägt dasselbe Band in seiner Titelleiste, sodass Sie die Familie auf einen Blick erkennen: gestreiftes Indikatorband für Sterilisation und Compliance, die Farben von eloxiertem Titan für Piercing und Schmuck, Stencil-Violett für Tattoo und Farbe, Formularlinien für Kunden und Gesundheit, Kassenbuchpapier für das Studiogeschäft.

Die Gruppe Prüfer für Farbvorschriften hat einen Prüfer je Region: USA (MoCRA und California Proposition 65), Europa (REACH) und Südostasien (Thailand, auch auf Thai). Jeder gilt nur für seine eigene Region.

Backups

Alles wird in data/studio_crm.sqlite gespeichert (oder im in SQLITE_DB_PATH festgelegten Pfad). Kopieren Sie diese Datei, um das Studio zu sichern. Die Snapshot-Schaltfläche schreibt außerdem eine Kopie nach storage/backups/. Das CRM speichert dort außerdem jeden Tag eine Kopie und behält die letzten 30 Tage. Unter Einstellungen, Datenbanksicherung können Sie jede Sicherung zusätzlich in einen zweiten Ordner kopieren lassen (USB-Stick, andere Festplatte, Google-Drive-, OneDrive- oder Dropbox-Ordner), damit eine defekte Festplatte oder ein gestohlener Computer nicht alle Kopien mitnimmt.