Guía de usuario de Studio CRM

Studio CRM funciona en un solo ordenador de su estudio. El personal lo abre en un navegador web en ese ordenador o en cualquier dispositivo de la red del estudio. Sus datos permanecen en un archivo en ese ordenador. No se envía nada a Poli International.

Instalación y puesta en marcha

Descargue el ZIP de Studio CRM para su ordenador (Windows, Mac o Linux) desde la página de Studio CRM. Node.js ya está incluido; no hay nada más que instalar.
Descomprímalo. Ponga la carpeta studio-crm donde pueda quedarse, por ejemplo en Documentos.
Haga doble clic en Start Studio CRM (Start Studio CRM.bat en Windows, Start Studio CRM.command en Mac, ./start-studio-crm.sh en Linux). En Mac, la primera vez, haga clic derecho y elija Abrir.
Su navegador se abre en http://localhost:3000. Mantenga abierta la ventana que apareció mientras usa el CRM; al cerrarla, el CRM se detiene. Los demás dispositivos usan la dirección de red del ordenador en lugar de localhost, con :3000 al final.

Si descargó el código fuente, instale Node.js 22 o posterior, ejecute npm install una vez y luego npm start. Con Docker: docker compose up -d.

Actualizar: cuando sale una versión nueva, el número de versión al pie del menú dice actualización disponible. Abra Ajustes, Actualizaciones y pulse Actualizar ahora (solo un administrador). El CRM descarga la versión nueva, hace una copia de seguridad de la base de datos en storage/backups, prueba la versión nueva con una copia de sus datos y solo entonces la instala y se reinicia solo; la página se recarga. Sus datos se quedan en la carpeta data y nunca se mueven. Si algo falla, no se cambia nada y la versión anterior sigue funcionando. La versión anterior se guarda en la carpeta oculta .update/previous. Las versiones anteriores a la 1.0.12 se actualizan a mano una vez: descargue el ZIP nuevo, descomprímalo en una carpeta nueva y copie su carpeta data de la carpeta antigua a la nueva.

Para usar un puerto distinto, defina PORT en un archivo .env (copie .env.example). Defina también STUDIO_MANAGER_EMAIL ahí, para que las alertas se dirijan a usted.

Primer inicio: datos de demostración

Una instalación nueva se abre con clientes, citas, stock y personal de demostración, para que pueda probar cada pantalla. Cuando esté listo para el trabajo real, haga clic en Empezar con un estudio vacío en el panel principal. Esto elimina los registros de demostración y conserva la lista de servicios, categorías, plantillas, estaciones y ajustes. Esto no se puede deshacer.

Idioma

Elija inglés, francés, italiano, alemán, español, neerlandés, portugués o tailandés en el menú de idioma de la parte superior. Las herramientas Poli dentro del CRM se abren en el mismo idioma cuando lo ofrecen (las herramientas sin tailandés se abren en inglés).

Ajustes del estudio

Abra Ajustes para introducir sus precios, la regla de depósito, el tipo de impuesto (IVA), la política de retoques y los umbrales de stock. El estimador de precios, los presupuestos y las facturas usan estos valores, así que defínalos primero. Exportar CSV descarga su lista de precios; edítela y use Importar CSV para volver a cargarla. También puede subir el logotipo de su estudio; aparece en la barra superior.

Datos del estudio y puestos: en Ajustes, Datos del estudio, escriba el nombre, la dirección, el teléfono, el correo y el número de permiso sanitario o licencia del estudio: cada formulario de consentimiento los muestra, en el ordenador y en las tabletas. En Puestos, añada, cambie el nombre o quite sus puestos (sala de tatuaje, sala de piercing, zona de branding...), y dé a cada uno un tipo y un artista habitual. El formulario de cita lista sus puestos, y al reservar a un artista se elige el puesto donde suele trabajar.

Clientes

Clientes enumera a todos con sus datos de contacto, alergias y notas médicas, consentimientos firmados y total gastado. Use Nuevo cliente para añadir uno. La búsqueda filtra la lista mientras escribe. Ver perfil abre el registro completo. En el perfil, Editar cliente cambia los datos y Eliminar borra al cliente. El perfil también muestra las citas, las notas del personal, los consentimientos firmados, los formularios de consentimiento guardados y las fotos de los trabajos. Para añadir muchos clientes a la vez, abra Ajustes, Importar datos y pegue una lista cuya primera línea sea name,email,phone,allergies,notes. El recuento Firmado incluye los formularios de consentimiento firmados en la tableta. En Trabajos y fotos, Hacer o elegir una foto añade una imagen del dispositivo, o de su cámara en un teléfono o una tableta. Flujo de cicatrización lista los clientes cuya sesión se marcó como completada en los últimos 90 días, agrupados por días desde la sesión, con Ver perfil y Descargar PDF.

Cuidados posteriores: en la ficha de un cliente, en Cuidados posteriores, elija la hoja (tatuaje, piercing, línea fina, micropigmentación) y la cita, y luego Imprimir y registrar los cuidados: la hoja se imprime con los datos del estudio y el nombre del cliente, y el CRM registra qué hoja se entregó, para qué cita, quién y cuándo. Cada cita muestra si se entregaron los cuidados. Hoja de cuidados en Clientes imprime una hoja sin nombre de cliente y no registra nada. Cada hoja se imprime en el idioma elegido al lado. En Ajustes, Hojas de cuidados, cambie el título, la descripción y los pasos de cada hoja en cada idioma, o añada sus propias hojas; un idioma vacío imprime el inglés.

Personal

Haga clic en el botón del personal, arriba a la derecha, para ver a su equipo. Añadir miembro añade una persona, Editar cambia sus datos y Quitar la retira del equipo. Seleccionar muestra el nombre de esa persona en la barra superior, para que todos vean quién está en la pantalla. Una vez establecida la contraseña del estudio, cada persona puede tener también su propio acceso y nivel (ver más abajo). Un miembro nuevo se puede elegir enseguida en cualquier lugar donde se elige un artista, por ejemplo al reservar una cita.

Tabletas, teléfonos y la contraseña del estudio

Los demás dispositivos del estudio abren el CRM con la dirección que aparece en la ventana que lo inició. Una tableta o un teléfono que necesite la cámara (el escáner) debe usar la dirección que empieza por https:// y termina en :3443. La primera vez, el navegador avisa de que la conexión no es privada, porque el certificado lo creó su propio equipo: elija Avanzado y luego Continuar. Con la dirección http:// simple funciona todo menos la cámara.

La primera vez que se inicia, el CRM le pide crear la contraseña del estudio. Cada ordenador, tableta y teléfono inicia sesión una vez con ella. Puede elegir Continue without a password y establecerla más tarde en Ajustes, Contraseña del estudio. Si la olvida, cree un archivo vacío llamado reset-password.txt en la carpeta data y vuelva a iniciar el CRM: esto elimina la contraseña del estudio y todos los accesos del personal.

Bloquear un dispositivo sin usar: en Ajustes, bajo la contraseña del estudio, elija cuánto tiempo puede estar un dispositivo sin usarse (5, 10, 15 o 30 minutos) antes de cerrar la sesión por sí solo. El quiosco de la tableta nunca se bloquea: tiene su propio PIN de salida.

Accesos y niveles del personal: con la contraseña del estudio establecida, abra la lista del personal, haga clic en Editar en una persona y elija un Nivel de acceso y una Contraseña de acceso (8 caracteres como mínimo). Desde el primer acceso, la página de inicio de sesión pregunta Who are you?: cada persona elige su nombre y entra con su propia contraseña. La contraseña del estudio sigue la primera de esa lista y entra como administrador; asígnese también el nivel Administrador si quiere su propio acceso. Para cambiar de persona en la pantalla, haga clic en el nombre de arriba y luego en Cerrar sesión: la siguiente persona entra con su propia contraseña.

Roles: en Ajustes, Roles, marque lo que cada rol puede abrir y cambiar: clientes y citas, inventario y proveedores, esterilización y cumplimiento, turnos del personal, formularios de consentimiento y hojas de cuidados, dinero e informes, eliminar registros. Recepción y Personal están siempre y empiezan con lo que podían hacer antes; Añadir rol crea uno propio ("Esterilización", "Aprendiz") y Guardar los roles conserva los cambios. Un rol sin un área no ve su pantalla, y el CRM rechaza sus cambios allí. Solo un Administrador cambia los Ajustes, el equipo, los accesos y los roles. Un rol que alguien todavía tiene no se puede quitar: asígnele antes otro rol.

- Recepción: clientes, citas, consentimientos, pagos, fichar entrada y salida.

- Personal: todo lo de recepción, más stock, proveedores, registros de cumplimiento, cuidados posteriores, turnos y el diseño de los consentimientos.

- Administrador: todo, incluido borrar registros, los informes de dinero, Ajustes, el equipo, los accesos, las copias de seguridad y las importaciones.

Recepción y personal no ven Finanzas ni Ajustes. Si alguien intenta algo que su nivel no permite, el CRM lo indica y no cambia nada. Para quitar un acceso, ponga el nivel en Sin acceso.

Citas y programación

Nueva cita reserva una sesión única con artista, estación, precio y depósito. Para trabajos de varias sesiones, el Programador automático busca los huecos libres del artista en un día elegido y reserva hasta seis sesiones separadas por un número fijo de semanas. El panel principal muestra las cifras del día, las próximas reservas, el estado de las estaciones y el stock bajo. El Calendario muestra todas las citas reservadas, las próximas primero. Completada marca una sesión como hecha, así cuenta en el análisis de duraciones, y Quitar la elimina. Editar en una cita cambia la hora, el artista, la estación, el precio, el depósito o las notas. Al reservar, escriba el nombre del cliente y elíjalo de la lista, para que la cita aparezca en su perfil. Pulsar dos veces seguidas un botón de guardar guarda una sola vez. La lista muestra también el depósito de cada cita y lo que queda por pagar (precio menos depósito).

Consentimientos digitales

Abra el formulario de consentimiento, elija el cliente de la lista (sus alergias se completan automáticamente), confirme la verificación de edad y haga que el cliente firme en la tableta. El consentimiento se guarda con la imagen de la firma. No se guarda sin un cliente y una firma. Abierto desde el perfil de un cliente, el formulario ya tiene ese cliente elegido.

Para que el cliente rellene un formulario de consentimiento en una tableta, abra Clientes, el creador de formularios de consentimiento, la vista previa del formulario y luego el modo quiosco para tableta. El cliente responde una sección por pantalla, firma en la última y toca el botón para terminar. El formulario se guarda con la firma y se descarga un PDF. Si antes no se eligió ningún cliente, se crea un cliente nuevo con el nombre, el correo, el teléfono y la fecha de nacimiento del formulario. Los formularios guardados están en el perfil del cliente, en Consentimientos; Ver respuestas muestra cada respuesta. Un formulario editado en el creador de formularios se guarda con los datos del estudio: la tableta muestra el mismo formulario que el equipo donde lo editó.

Para que el cliente no pueda salir del formulario si usted se aleja, defina un PIN del quiosco de la tableta en Ajustes. Salir del modo quiosco pedirá entonces el PIN. Cuando el cliente pulsa Complete, el quiosco comprueba que no falte nada, guarda el formulario y muestra «Thank you, your form has been submitted» hasta que alguien del estudio introduce el PIN. Los consentimientos firmados están en el perfil del cliente, en Consentimientos: View waiver muestra las respuestas y la firma, y Descargar PDF guarda una copia para imprimir o conservar.

Tabletas quiosco: una tableta en un soporte solo sirve para formularios. En Ajustes, Tabletas quiosco, defina una contraseña de quiosco (necesita la contraseña del estudio). En la tableta, abra la dirección que se indica (termina en /kiosk), entre con la contraseña del quiosco y dé un nombre a la tableta; mostrará «Espere, por favor». Para enviar un formulario, abra Clientes, Firmar exención en el cliente, elija el formulario, Vista previa y luego Enviar al quiosco. El formulario se abre en la tableta; cuando el cliente toca Completar, se guarda en ese cliente (en Consentimientos) y la tableta vuelve a esperar. Si envía mientras otro formulario sigue esperando, puede Retirar el que espera. Un acceso de quiosco no puede abrir el CRM ni leer datos de clientes. Active la pantalla completa o el modo quiosco de la tableta (por ejemplo, la fijación de pantalla de Android o un navegador quiosco) para que el cliente no salga de la página.

Configurar una tableta quiosco, conviene saber: la primera vez, la tableta avisa de que la conexión no es privada: toque Configuración avanzada y luego Acceder (Chrome) o Continuar (Edge). Es su propio servidor; él mismo creó el certificado. Si el aviso vuelve una y otra vez, o un navegador de quiosco se queda parado en él, use la dirección http:// que Ajustes muestra debajo: sin aviso, pero los formularios viajan por su red sin cifrar, así que úsela solo en el wifi del propio estudio. Asigne al ordenador del CRM una dirección fija en el router («reserva DHCP» o «IP estática»); si no, las tabletas lo pierden cuando cambia su dirección. Al reiniciar el CRM, la tableta sigue conectada y el formulario que espera en ella se mantiene.

Clientes menores de 18 años y comprobación de identidad: el CRM calcula la edad de cada cliente a partir de su fecha de nacimiento (de la ficha, de la comprobación de identidad o de una fecha que el cliente escribe en un formulario). Un cliente menor de 18 años aparece como Menor de 18 en la lista de clientes, la ficha y el formulario de cita, y sus formularios necesitan la firma de un padre, madre o tutor: el CRM no guarda ni envía un formulario sin ella (la plantilla de consentimiento para menores la tiene). Si un cliente escribe en la tableta una fecha de nacimiento de menor de 18, el formulario firmado se conserva pero se marca en rojo, y el registro de actividad lo indica. En la ficha del cliente, Registrar una comprobación de identidad guarda el tipo de identificación y solo sus últimos 4 caracteres, con quién la comprobó y cuándo; cada formulario firmado después muestra la edad y la comprobación, en pantalla y en el PDF.

Campo Escáner: en el creador de formularios, añada un campo Escáner a un formulario y ponga en su botón sus propias palabras. En el formulario, el botón escanea una página con el escáner conectado al ordenador donde funciona el CRM, desde recepción o desde una tableta; la página se guarda con el formulario y se imprime a todo el ancho de su PDF para que se pueda leer. Al guardar el formulario, cada página escaneada se guarda también a tamaño completo en el ordenador del CRM, en la carpeta storage/scans dentro de la carpeta de Studio CRM, con la fecha, el cliente y el DOC ID que figura arriba del formulario en el nombre. El perfil del cliente tiene una pestaña Escaneos con todas las páginas escaneadas en sus formularios: haga clic en una página para ampliarla, o Descargar. En Windows usa el escaneo integrado de Windows (WIA): si el escáner funciona con la aplicación Escáner de Windows, funciona aquí. En Linux usa SANE. Aún no en Mac.

Mensajes: el CRM prepara, usted envía

Studio CRM no envía por sí mismo correos, SMS ni mensajes de chat. Cuando prepara un correo de cuidados posteriores, un recordatorio o un pedido a un proveedor, aparece un panel Mensaje listo. Haga clic en Correo, WhatsApp o LINE para abrirlo en su propia app con el texto ya escrito, y pulse enviar allí, o haga clic en Copiar.

Stock, escáner y pedidos de compra

Inventario hace seguimiento de cantidades, lotes, fechas de caducidad y proveedores. Los artículos en su nivel de reposición o por debajo cuentan como stock bajo. La lista Artículos en stock muestra cada artículo con su cantidad, nivel de pedido, lote, caducidad y proveedor; busque por nombre, SKU o proveedor. + Añadir artículo añade uno a mano y Editar lo cambia. Proveedores lista sus proveedores: + Añadir proveedor y Editar. Los pedidos se envían al correo de pedidos del proveedor; compruébelo.

El escáner en Registro de actividad usa la cámara del dispositivo. Escanee un SKU de stock o un número de lote para ver el artículo, o un código CLIENT-<number> para abrir un cliente. También puede escanear un código desde una foto. Los códigos desconocidos se listan en Registro de errores.

Pedido de compra enumera sus proveedores y sus artículos con stock bajo, crea un número de pedido, descarga un PDF y prepara el correo del pedido.

Galería

Portafolio contiene fotos de trabajos terminados, vinculadas al cliente y al artista. Diseños flash contiene diseños con su tamaño, tiempo de sesión, precio y depósito; un precio en blanco se muestra como "A consultar". Agrupe los diseños en hojas, arrástrelos en el orden que desee e imprima una hoja o una lista de precios para el mostrador. Reservar reserva un diseño para un cliente de su lista, con la fecha; Volver a poner disponible cancela la reserva. Un diseño Repetible se puede reservar una y otra vez y cuenta sus reservas. Exportar CSV enumera lo vendido. Compartir prepara un mensaje para WhatsApp, LINE, X o correo; el menú de compartir del teléfono puede incluir la foto.

Dinero y personal

La Calculadora de propinas reparte una propina 80% artista, 15% aprendiz, 5% recepción y la registra. El personal registra la entrada y salida con el botón de turno. Las exportaciones le dan el registro de actividad, el stock bajo, los turnos y las duraciones de sesión en CSV o PDF. En el Calendario, la ventana de turnos muestra si una persona está de turno, y la lista de Turnos recoge los turnos previstos: elija una persona, una fecha y el horario, y pulse Añadir turno. La exportación de turnos y, en Inventario, la exportación del stock guardan un archivo CSV o PDF en su carpeta de Descargas. En Finanzas, Registrar pago registra un pago: el cliente, el importe y la forma de pago. Libro de depósitos lista los depósitos cobrados al reservar.

Registros de cumplimiento

La lista de cierre registra qué tareas se hicieron, el supervisor, el número de ciclo del autoclave y sus notas. El Registro del autoclave enumera los ciclos de esterilización, y el panel principal avisa sobre el stock pasado su fecha de caducidad. Estos son sus propios registros: consulte las normas de su autoridad sanitaria local sobre lo que debe conservar.

Herramientas Poli

La pantalla Herramientas abre las herramientas de Poli International (calendarios de cuidados posteriores, creador de formularios de consentimiento, convertidor de calibre, estimador de precios y más) dentro del CRM.

Cada tarjeta de herramienta lleva una banda de color en la parte superior, y la ventana de la herramienta la misma banda en su barra de título, para reconocer su familia de un vistazo: cinta indicadora a rayas para esterilización y cumplimiento, los colores del titanio anodizado para piercing y joyería, violeta de stencil para tatuaje y tinta, líneas de formulario para clientes y salud, y papel de libro contable para la gestión del estudio.

El grupo Comprobadores de normativa de tintas tiene un comprobador por región: EE. UU. (MoCRA y Proposición 65 de California), Europa (REACH) y Sudeste Asiático (Tailandia, también en tailandés). Cada uno responde solo por su propia región.

Copias de seguridad

Todo se almacena en data/studio_crm.sqlite (o en la ruta definida en SQLITE_DB_PATH). Copie ese archivo para hacer una copia de seguridad del estudio. El botón de instantánea también escribe una copia en storage/backups/. El CRM también guarda allí una copia cada día y conserva los últimos 30 días. En Ajustes, Copia de seguridad de la base de datos, puede copiar además cada copia en una segunda carpeta (una memoria USB, otro disco o una carpeta de Google Drive, OneDrive o Dropbox), para que un disco averiado o un ordenador robado no se lleve todas las copias.