Guide d'utilisation Studio CRM

Studio CRM fonctionne sur un seul ordinateur dans votre studio. Le personnel l'ouvre dans un navigateur web sur cet ordinateur ou sur tout autre appareil du réseau du studio. Vos données restent dans un fichier sur cet ordinateur. Rien n'est envoyé à Poli International.

Installation et démarrage

Téléchargez le ZIP de Studio CRM pour votre ordinateur (Windows, Mac ou Linux) depuis la page Studio CRM. Node.js est déjà inclus ; il n'y a rien d'autre à installer.
Décompressez-le. Placez le dossier studio-crm à un endroit où il peut rester, par exemple dans Documents.
Double-cliquez sur Start Studio CRM (Start Studio CRM.bat sous Windows, Start Studio CRM.command sur Mac, ./start-studio-crm.sh sous Linux). Sur Mac, la première fois, faites un clic droit puis choisissez Ouvrir.
Votre navigateur s'ouvre sur http://localhost:3000. Gardez ouverte la fenêtre qui s'est affichée pendant que vous utilisez le CRM ; la fermer arrête le CRM. Les autres appareils utilisent l'adresse réseau de l'ordinateur à la place de localhost, avec :3000 à la fin.

Si vous avez téléchargé le code source, installez Node.js 22 ou une version plus récente, puis exécutez npm install une fois et npm start. Avec Docker : docker compose up -d.

Mettre à jour : quand une nouvelle version sort, le numéro de version en bas du menu indique mise à jour disponible. Ouvrez Paramètres, Mises à jour, puis cliquez sur Mettre à jour (un administrateur seulement). Le CRM télécharge la nouvelle version, sauvegarde la base de données dans storage/backups, essaie la nouvelle version sur une copie de vos données, puis seulement l'installe et redémarre tout seul ; la page se recharge. Vos données restent dans le dossier data et ne sont jamais déplacées. Si quelque chose ne va pas, rien n'est changé et l'ancienne version continue de tourner. La version précédente est gardée dans le dossier caché .update/previous. Les versions antérieures à 1.0.12 se mettent à jour une fois à la main : téléchargez le nouveau ZIP, décompressez-le dans un nouveau dossier et copiez votre dossier data de l'ancien dossier vers le nouveau.

Pour utiliser un port différent, définissez PORT dans un fichier .env (copiez .env.example). Définissez aussi STUDIO_MANAGER_EMAIL à cet endroit, afin que les alertes vous soient adressées.

Premier lancement : données de démonstration

Une nouvelle installation s'ouvre avec des clients, rendez-vous, stocks et membres du personnel de démonstration, afin que vous puissiez essayer chaque écran. Lorsque vous êtes prêt à passer au travail réel, cliquez sur Commencer avec un studio vide dans le tableau de bord. Cela supprime les données de démonstration et conserve la liste des services, les catégories, les modèles, les postes et les réglages. Cette action est irréversible.

Langue

Choisissez l'anglais, le français, l'italien, l'allemand, l'espagnol, le néerlandais, le portugais ou le thaï dans le menu de langue en haut. Les outils Poli intégrés au CRM s'ouvrent dans la même langue lorsqu'ils la proposent (les outils sans thaï s'ouvrent en anglais).

Réglages du studio

Ouvrez Réglages pour saisir vos prix, la règle d'acompte, le taux de taxe (TVA), la politique de retouche et les seuils de stock. L'estimateur de prix, les devis et les factures utilisent ces valeurs, donc définissez-les d'abord. Exporter CSV télécharge votre liste de prix ; modifiez-la et utilisez Importer CSV pour la recharger. Vous pouvez aussi téléverser le logo de votre studio ; il apparaît dans la barre supérieure.

Coordonnées du studio et postes : dans Paramètres, Coordonnées du studio, saisissez le nom, l'adresse, le téléphone, l'e-mail et le numéro d'autorisation sanitaire ou de licence du studio : chaque formulaire de consentement les affiche, sur l'ordinateur et sur les tablettes. Dans Postes, ajoutez, renommez ou retirez vos postes (salle de tatouage, salle de piercing, espace branding...), donnez à chacun un type et un artiste habituel. Le formulaire de rendez-vous liste vos postes, et réserver un artiste choisit le poste où il travaille d'habitude.

Clients

Clients répertorie tout le monde avec leurs coordonnées, allergies et notes médicales, formulaires de consentement signés et total dépensé. Utilisez Nouveau client pour en ajouter un. La recherche filtre la liste au fur et à mesure que vous tapez. Voir le profil ouvre le dossier complet. Dans le profil, Modifier le client change les coordonnées et Supprimer retire le client. Le profil affiche aussi les rendez-vous, les notes du personnel, les décharges signées, les formulaires de consentement enregistrés et les photos des travaux. Pour ajouter plusieurs clients à la fois, ouvrez Réglages, Importer des données et collez une liste dont la première ligne est name,email,phone,allergies,notes. Le compteur Signé inclut les formulaires de consentement signés sur la tablette. Dans Travaux et photos, Prendre ou choisir une photo ajoute une image de l'appareil, ou de son appareil photo sur un téléphone ou une tablette. Pipeline de cicatrisation liste les clients dont la séance a été marquée terminée ces 90 derniers jours, groupés par jours depuis la séance, avec Voir le profil et Télécharger le PDF.

Soins après la séance : dans la fiche d'un client, sous Soins après la séance, choisissez la fiche (tatouage, piercing, trait fin, maquillage permanent) et le rendez-vous, puis Imprimer et enregistrer les soins : la fiche s'imprime avec les coordonnées du studio et le nom du client, et le CRM enregistre quelle fiche a été remise, pour quel rendez-vous, par qui et quand. Chaque rendez-vous indique si les soins ont été remis. Fiche de soins dans Clients imprime une fiche sans nom de client, sans rien enregistrer. Chaque fiche s'imprime dans la langue choisie à côté. Dans Paramètres, Fiches de soins, modifiez le titre, la description et les étapes de chaque fiche dans chaque langue, ou ajoutez vos propres fiches ; une langue laissée vide imprime l'anglais.

Personnel

Cliquez sur le bouton du personnel en haut à droite (il affiche Connexion équipe tant que personne n'est sélectionné) pour voir votre équipe. Ajouter un membre ajoute une personne, Modifier change ses coordonnées et Retirer l'enlève de l'équipe. Sélectionner affiche le nom de cette personne dans la barre du haut, pour que chacun voie qui est à l'écran. Une fois le mot de passe du studio défini, chaque personne peut aussi avoir son propre identifiant et son niveau d'accès (voir plus bas). Un nouveau membre peut être choisi tout de suite partout où l'on choisit un artiste, par exemple pour un rendez-vous.

Tablettes, téléphones et mot de passe du studio

Les autres appareils du studio ouvrent le CRM avec l'adresse affichée dans la fenêtre qui l'a démarré. Une tablette ou un téléphone qui a besoin de la caméra (le scanner) doit utiliser l'adresse qui commence par https:// et se termine par :3443. La première fois, le navigateur avertit que la connexion n'est pas privée, car le certificat a été créé par votre propre ordinateur : choisissez Avancé, puis Continuer. Avec l'adresse http:// simple, tout fonctionne sauf la caméra.

Au premier démarrage, le CRM vous demande de créer le mot de passe du studio. Chaque ordinateur, tablette et téléphone se connecte ensuite une fois avec lui. Vous pouvez choisir Continue without a password et le définir plus tard dans Réglages, Mot de passe du studio. Si vous l'oubliez, créez un fichier vide nommé reset-password.txt dans le dossier data et redémarrez le CRM : cela supprime le mot de passe du studio et tous les identifiants du personnel.

Verrouiller un appareil inutilisé : dans Réglages, sous le mot de passe du studio, choisissez combien de temps un appareil peut rester inutilisé (5, 10, 15 ou 30 minutes) avant de se déconnecter tout seul. Le kiosque tablette n'est jamais verrouillé : il a son propre code PIN de sortie.

Identifiants et niveaux du personnel : une fois le mot de passe du studio défini, ouvrez la liste du personnel, cliquez sur Modifier pour une personne et choisissez un Niveau d'accès et un Mot de passe de connexion (8 caractères minimum). Dès le premier identifiant, la page de connexion demande Who are you? : chacun choisit son nom et se connecte avec son propre mot de passe. Le mot de passe du studio reste en tête de cette liste et connecte toujours en administrateur ; donnez-vous aussi le niveau Administrateur si vous voulez votre propre identifiant. Pour changer de personne à l'écran, cliquez sur le nom en haut, puis Se déconnecter : la personne suivante se connecte avec son propre mot de passe.

Rôles : dans Paramètres, Rôles, cochez ce que chaque rôle peut ouvrir et modifier : clients et rendez-vous, stock et fournisseurs, stérilisation et conformité, planning des équipes, formulaires de consentement et fiches de soins, argent et rapports, suppression de fiches. Accueil et Personnel sont toujours là et commencent avec ce qu'ils pouvaient faire avant ; Ajouter un rôle en crée un à vous (« Stérilisation », « Apprenti ») et Enregistrer les rôles garde les changements. Un rôle sans un domaine ne voit pas son écran, et le CRM refuse ses modifications. Seul un Administrateur modifie les Paramètres, l'équipe, les identifiants et les rôles. Un rôle encore donné à quelqu'un ne peut pas être retiré : donnez-lui d'abord un autre rôle.

- Accueil : clients, rendez-vous, formulaires de consentement, paiements, pointage.

- Personnel : tout ce que fait l'accueil, plus le stock, les fournisseurs, les registres de conformité, les soins post-séance, le planning et la conception des formulaires de consentement.

- Administrateur : tout, y compris la suppression, les rapports financiers, les Réglages, l'équipe, les identifiants, les sauvegardes et les imports.

L'accueil et le personnel ne voient pas Finance ni Réglages. Si quelqu'un tente une action que son niveau ne permet pas, le CRM le dit et ne change rien. Pour supprimer un identifiant, choisissez le niveau Pas d'identifiant.

Rendez-vous et planification

Nouveau rendez-vous réserve une séance unique avec artiste, poste, prix et acompte. Pour un travail en plusieurs séances, le Planificateur automatique recherche les créneaux libres de l'artiste à une date choisie et réserve jusqu'à six séances espacées d'un nombre de semaines défini. Le tableau de bord affiche les chiffres du jour, les réservations à venir, l'état des postes et les stocks faibles. Le Calendrier affiche tous les rendez-vous réservés, les prochains en premier. Terminé marque une séance comme faite, elle compte alors dans l'analyse des durées, et Retirer la supprime. Modifier sur un rendez-vous modifie l'heure, l'artiste, le poste, le prix, l'acompte ou les notes. À la réservation, tapez le nom du client et choisissez-le dans la liste : le rendez-vous apparaît alors dans sa fiche. Deux appuis rapides sur un bouton d'enregistrement n'enregistrent qu'une fois. La liste montre aussi l'acompte de chaque rendez-vous et le reste à payer (prix moins acompte).

Formulaires de consentement numériques

Ouvrez le formulaire de consentement, choisissez le client dans la liste (ses allergies sont déjà renseignées), confirmez la vérification d'âge, puis faites signer le client sur la tablette. Le formulaire est enregistré avec l'image de la signature. Il ne s'enregistre pas sans client ni signature. Ouvert depuis la fiche d'un client, le formulaire a déjà ce client choisi.

Pour faire remplir un formulaire de consentement sur une tablette, ouvrez Clients, le créateur de formulaires de consentement, l'aperçu du formulaire, puis le mode kiosque tablette. Le client répond à une section par écran, signe sur le dernier et touche le bouton pour terminer. Le formulaire est enregistré avec la signature et un PDF est téléchargé. Si aucun client n'a été choisi avant, un nouveau client est créé à partir du nom, de l'e-mail, du téléphone et de la date de naissance du formulaire. Les formulaires enregistrés se trouvent dans le profil du client, sous Décharges ; Voir les réponses affiche chaque réponse. Un formulaire modifié dans le créateur de formulaires est enregistré avec les données du studio : la tablette affiche donc le même formulaire que l'ordinateur où vous l'avez modifié.

Pour que le client ne puisse pas quitter le formulaire si vous vous absentez, définissez un Code PIN du kiosque tablette dans Réglages. Quitter le mode kiosque demande alors le code. Quand le client appuie sur Complete, le kiosque vérifie que rien ne manque, enregistre le formulaire et affiche « Thank you, your form has been submitted » jusqu'à ce qu'un membre de l'équipe saisisse le code. Les consentements signés sont dans la fiche du client, sous Décharges : View waiver affiche les réponses et la signature, et Télécharger le PDF enregistre une copie à imprimer ou à conserver.

Tablettes borne : une tablette sur un support ne sert qu’aux formulaires. Dans Paramètres, Tablettes borne, définissez un mot de passe borne (il faut le mot de passe du studio). Sur la tablette, ouvrez l’adresse indiquée (elle se termine par /kiosk), connectez-vous avec le mot de passe borne et donnez un nom à la tablette ; elle affiche alors « Veuillez patienter ». Pour envoyer un formulaire, ouvrez Clients, Signer la décharge sur le client, choisissez le formulaire, Aperçu du formulaire, puis Envoyer à la borne. Le formulaire s’ouvre sur la tablette ; quand le client touche Terminer, il est enregistré chez ce client (sous Décharges) et la tablette attend à nouveau. Si vous envoyez alors qu’un formulaire attend encore, vous pouvez Reprendre celui qui attend. Une connexion borne ne peut ni ouvrir le CRM ni lire de données client. Activez le plein écran ou le mode borne de la tablette (par exemple l’épinglage d’écran Android ou un navigateur borne) pour que le client reste sur la page.

Installer une tablette borne, bon à savoir : la première fois, la tablette avertit que la connexion n'est pas privée : touchez Paramètres avancés, puis Continuer (Chrome ou Edge). C'est votre propre serveur ; il a créé ce certificat lui-même. Si l'avertissement revient sans cesse, ou si un navigateur kiosque s'y bloque, utilisez l'adresse http:// que Paramètres affiche en dessous : pas d'avertissement, mais les formulaires traversent votre réseau sans chiffrement, donc uniquement sur le Wi-Fi du studio. Donnez à l'ordinateur du CRM une adresse fixe dans votre box (« réservation DHCP » ou « IP statique »), sinon les tablettes le perdent quand son adresse change. Quand le CRM redémarre, la tablette reste connectée et le formulaire qui l'attend reste là.

Clients de moins de 18 ans et vérification d'identité : le CRM calcule l'âge de chaque client à partir de sa date de naissance (la fiche, la vérification d'identité, ou une date de naissance écrite par le client sur un formulaire). Un client de moins de 18 ans est signalé Moins de 18 ans dans la liste des clients, la fiche et le formulaire de rendez-vous, et ses formulaires demandent la signature d'un parent ou tuteur : le CRM n'enregistre ni n'envoie un formulaire sans elle (le modèle de consentement pour mineur l'a). Si un client écrit sur la tablette une date de naissance de moins de 18 ans, le formulaire signé est gardé mais marqué en rouge, et le journal d'activité le signale. Dans la fiche du client, Enregistrer une vérification d'identité garde le type de pièce et seulement ses 4 derniers caractères, avec qui l'a vérifiée et quand ; chaque formulaire signé ensuite montre l'âge et la vérification, à l'écran et dans le PDF.

Champ Scanner : dans le créateur de formulaires, ajoutez un champ Scanner à un formulaire et donnez à son bouton vos propres mots. Sur le formulaire, le bouton numérise une page avec le scanner branché sur l'ordinateur où tourne le CRM, depuis l'accueil ou depuis une tablette ; la page est gardée avec le formulaire, et imprimée sur toute la largeur de son PDF pour rester lisible. Quand le formulaire est enregistré, chaque page scannée est aussi gardée en taille réelle sur l'ordinateur du CRM, dans le dossier storage/scans du dossier Studio CRM, nommée avec la date, le client et le DOC ID imprimé en haut du formulaire. La fiche du client a un onglet Scans avec toutes les pages scannées sur ses formulaires : cliquez sur une page pour l'agrandir, ou Télécharger. Sous Windows, il utilise la numérisation intégrée à Windows (WIA) : si le scanner fonctionne avec l'application Scan de Windows, il fonctionne ici. Sous Linux, il utilise SANE. Pas encore sur Mac.

Messages : le CRM prépare, vous envoyez

Studio CRM n'envoie pas lui-même d'e-mails, de SMS ou de messages de chat. Lorsque vous préparez un e-mail de soins post-acte, un rappel ou une commande fournisseur, un panneau Message prêt apparaît. Cliquez sur E-mail, WhatsApp ou LINE pour l'ouvrir dans votre propre application avec le texte déjà rempli, puis appuyez sur envoyer là-bas, ou cliquez sur Copier.

Stock, scanner et bons de commande

Inventaire suit les quantités, les lots, les dates d'expiration et les fournisseurs. Les articles à leur seuil de réapprovisionnement ou en dessous sont considérés comme stock faible. La liste Articles en stock montre chaque article avec sa quantité, son seuil de commande, son lot, sa date de péremption et son fournisseur ; cherchez par nom, SKU ou fournisseur. + Ajouter un article ajoute un article à la main et Modifier le modifie. Fournisseurs liste vos fournisseurs : + Ajouter un fournisseur et Modifier. Les bons de commande partent à l'e-mail de commande du fournisseur : vérifiez-le.

Le scanner dans Journal d'activité utilise la caméra de l'appareil. Scannez une référence de stock ou un numéro de lot pour voir l'article, ou un code CLIENT-<number> pour ouvrir un client. Vous pouvez aussi scanner un code à partir d'une photo. Les codes inconnus sont répertoriés dans Journal des erreurs.

Bon de commande répertorie vos fournisseurs et leurs articles en stock faible, crée un numéro de bon de commande, télécharge un PDF et prépare l'e-mail de commande.

Galerie

Portfolio contient les photos des travaux terminés, liées au client et à l'artiste. Flashs contient les motifs avec leur taille, leur temps de pose, leur prix et leur acompte ; un prix vide s'affiche en tant que « Sur devis ». Regroupez les motifs en planche, glissez-les dans l'ordre de votre choix, et imprimez une planche ou une liste de prix au comptoir. Réserver réserve un motif pour un client de votre liste, avec la date ; Rendre disponible annule la réservation. Un motif Répétable peut être réservé encore et encore et compte ses réservations. Exporter en CSV liste ce qui a été vendu. Partager prépare un message pour WhatsApp, LINE, X ou e-mail ; le menu de partage du téléphone peut inclure la photo.

Argent et personnel

Le Calculateur de pourboire répartit un pourboire à 80 % artiste, 15 % apprenti, 5 % accueil et l'enregistre. Le personnel pointe l'arrivée et le départ avec le bouton de service. Les exports fournissent le journal d'activité, le stock faible, les services et les durées de séance en CSV ou PDF. Dans le Calendrier, la fenêtre des services indique si une personne est en service, et le Planning des services liste les services prévus : choisissez une personne, une date et les heures, puis Ajouter un service. L'export du planning et, dans l'Inventaire, l'export du stock enregistrent un fichier CSV ou PDF dans votre dossier Téléchargements. Dans Finances, Enregistrer le paiement enregistre un paiement : le client, le montant et le moyen de paiement. Registre des acomptes liste les acomptes encaissés à la réservation.

Registres de conformité

La liste de clôture enregistre les tâches effectuées, le responsable, le numéro de cycle d'autoclave et vos notes. Le Registre d'autoclave répertorie les cycles de stérilisation, et le tableau de bord signale les stocks dépassant leur date d'expiration. Ce sont vos propres registres : vérifiez les règles de votre autorité sanitaire locale quant à ce que vous devez conserver.

Outils Poli

L'écran Outils ouvre les outils Poli International (calendriers de soins post-acte, créateur de formulaire de consentement, convertisseur de calibre, estimateur de prix et plus) à l'intérieur du CRM.

Chaque carte d'outil porte une bande de couleur en haut, et la fenêtre de l'outil la même bande sur sa barre de titre, pour reconnaître sa famille d'un coup d'œil : ruban indicateur rayé pour la stérilisation et la conformité, couleurs du titane anodisé pour le piercing et les bijoux, violet de stencil pour le tatouage et l'encre, lignes de formulaire pour les clients et la santé, papier de registre pour la gestion du studio.

Le groupe Vérificateurs de réglementation des encres compte un vérificateur par région : les États-Unis (MoCRA et Proposition 65 de Californie), l'Europe (REACH) et l'Asie du Sud-Est (Thaïlande, aussi en thaï). Chacun ne répond que pour sa propre région.

Sauvegardes

Tout est stocké dans data/studio_crm.sqlite (ou le chemin défini dans SQLITE_DB_PATH). Copiez ce fichier pour sauvegarder le studio. Le bouton d'instantané écrit aussi une copie dans storage/backups/. Le CRM y enregistre aussi une copie chaque jour et garde les 30 derniers jours. Dans Paramètres, Sauvegarde de la base de données, vous pouvez aussi copier chaque sauvegarde dans un second dossier (clé USB, autre disque, dossier Google Drive, OneDrive ou Dropbox) : un disque en panne ou un ordinateur volé n'emporte pas toutes les copies.