Guida utente di Studio CRM

Studio CRM funziona su un solo computer nel vostro studio. Il personale lo apre in un browser web su quel computer o su qualsiasi dispositivo della rete dello studio. I vostri dati restano in un file su quel computer. Niente viene inviato a Poli International.

Installazione e avvio

Scaricate lo ZIP di Studio CRM per il vostro computer (Windows, Mac o Linux) dalla pagina Studio CRM. Node.js è già incluso; non c'è altro da installare.
Decomprimetelo. Mettete la cartella studio-crm dove può restare, per esempio in Documenti.
Fate doppio clic su Start Studio CRM (Start Studio CRM.bat su Windows, Start Studio CRM.command su Mac, ./start-studio-crm.sh su Linux). Su Mac, la prima volta, fate clic destro e scegliete Apri.
Il browser si apre su http://localhost:3000. Tenete aperta la finestra che è comparsa mentre usate il CRM; chiuderla ferma il CRM. Gli altri dispositivi usano l'indirizzo di rete del computer al posto di localhost, con :3000 alla fine.

Se avete scaricato il codice sorgente, installate Node.js 22 o più recente, poi eseguite npm install una volta e npm start. Con Docker: docker compose up -d.

Aggiornare: quando esce una nuova versione, il numero di versione in fondo al menu indica aggiornamento disponibile. Aprite Impostazioni, Aggiornamenti e fate clic su Aggiorna ora (solo un amministratore). Il CRM scarica la nuova versione, salva una copia del database in storage/backups, prova la nuova versione su una copia dei vostri dati e solo allora la installa e si riavvia da solo; la pagina si ricarica. I vostri dati restano nella cartella data e non vengono mai spostati. Se qualcosa va storto, non cambia nulla e la vecchia versione continua a funzionare. La versione precedente resta nella cartella nascosta .update/previous. Le versioni precedenti alla 1.0.12 si aggiornano a mano una volta: scaricate il nuovo ZIP, decomprimetelo in una nuova cartella e copiate la vostra cartella data dalla vecchia cartella alla nuova.

Per usare una porta diversa, impostate PORT in un file .env (copiate .env.example). Impostate anche STUDIO_MANAGER_EMAIL lì, in modo che gli avvisi siano indirizzati a voi.

Primo avvio: dati demo

Una nuova installazione si apre con clienti, appuntamenti, magazzino e personale di esempio, così potete provare ogni schermata. Quando siete pronti per il lavoro reale, cliccate su Inizia con uno studio vuoto nella Dashboard. Questo elimina i dati demo e conserva l'elenco dei servizi, le categorie, i modelli, le postazioni e le impostazioni. Questa azione è irreversibile.

Lingua

Scegliete inglese, francese, italiano, tedesco, spagnolo, olandese, portoghese o thailandese dal menu della lingua in alto. Gli strumenti Poli all'interno del CRM si aprono nella stessa lingua quando la offrono (gli strumenti senza thailandese si aprono in inglese).

Impostazioni dello studio

Aprite Impostazioni per inserire i vostri prezzi, la regola dell'acconto, l'aliquota fiscale (IVA), la politica dei ritocchi e le soglie di magazzino. Il preventivatore prezzi, i preventivi e le fatture leggono questi valori, quindi impostateli prima. Esporta CSV scarica il vostro listino prezzi; modificatelo e usate Importa CSV per ricaricarlo. Potete anche caricare il logo del vostro studio; appare nella barra superiore.

Dati dello studio e postazioni: in Impostazioni, Dati dello studio, inserite nome, indirizzo, telefono, e-mail e numero di autorizzazione sanitaria o licenza dello studio: ogni modulo di consenso li mostra, sul computer e sui tablet. In Postazioni, aggiungete, rinominate o rimuovete le vostre postazioni (sala tatuaggi, sala piercing, area branding...), date a ciascuna un tipo e un artista abituale. Il modulo di prenotazione elenca le vostre postazioni, e prenotare un artista sceglie la postazione dove lavora di solito.

Clienti

Clienti elenca tutti con i loro dati di contatto, allergie e note mediche, consensi firmati e totale spesa. Usate Nuovo cliente per aggiungerne uno. La ricerca filtra l'elenco mentre digitate. Visualizza profilo apre la scheda completa. Nel profilo, Modifica cliente cambia i dati e Elimina rimuove il cliente. Il profilo mostra anche gli appuntamenti, le note del personale, le liberatorie firmate, i moduli di consenso salvati e le foto dei lavori. Per aggiungere molti clienti insieme, aprite Impostazioni, Importa Dati e incollate un elenco la cui prima riga è name,email,phone,allergies,notes. Il conteggio Firmato include i moduli di consenso firmati sul tablet. In Lavori e foto, Scatta o scegli una foto aggiunge un'immagine dal dispositivo, o dalla sua fotocamera su un telefono o un tablet. Percorso di Guarigione elenca i clienti la cui seduta è stata segnata come completata negli ultimi 90 giorni, raggruppati per giorni dalla seduta, con Visualizza Profilo e Scarica PDF.

Cura successiva: nella scheda di un cliente, in Cura successiva, scegliete la scheda (tatuaggio, piercing, linea sottile, trucco permanente) e l'appuntamento, poi Stampa e registra la cura: la scheda si stampa con i dati dello studio e il nome del cliente, e il CRM registra quale scheda è stata consegnata, per quale appuntamento, da chi e quando. Ogni appuntamento mostra se la cura è stata consegnata. Scheda di cura in Clienti stampa una scheda senza nome del cliente, senza registrare nulla. Ogni scheda si stampa nella lingua scelta accanto. In Impostazioni, Schede di cura, cambiate titolo, descrizione e passaggi di ogni scheda in ogni lingua, o aggiungete le vostre schede; una lingua lasciata vuota stampa l'inglese.

Personale

Fate clic sul pulsante del personale in alto a destra per vedere il team. Aggiungi membro aggiunge una persona, Modifica ne cambia i dati e Rimuovi la toglie dal team. Seleziona mostra il nome di quella persona nella barra in alto, così tutti vedono chi è allo schermo. Una volta impostata la password dello studio, ogni persona può avere anche un proprio accesso e livello (vedi sotto). Un nuovo membro si può scegliere subito ovunque si scelga un artista, per esempio quando si prenota un appuntamento.

Tablet, telefoni e password dello studio

Gli altri dispositivi dello studio aprono il CRM con l'indirizzo mostrato nella finestra che lo ha avviato. Un tablet o un telefono che ha bisogno della fotocamera (lo scanner) deve usare l'indirizzo che inizia con https:// e finisce con :3443. La prima volta il browser avvisa che la connessione non è privata, perché il certificato è stato creato dal vostro computer: scegliete Avanzate, poi Continua. Con il semplice indirizzo http:// funziona tutto tranne la fotocamera.

Al primo avvio il CRM vi chiede di creare la password dello studio. Ogni computer, tablet e telefono accede poi una volta con essa. Potete scegliere Continue without a password e impostarla più tardi in Impostazioni, Password dello studio. Se la dimenticate, create un file vuoto chiamato reset-password.txt nella cartella data e riavviate il CRM: questo rimuove la password dello studio e tutti gli accessi del personale.

Bloccare un dispositivo inutilizzato: in Impostazioni, sotto la password dello studio, scegliete per quanto tempo un dispositivo può restare inutilizzato (5, 10, 15 o 30 minuti) prima di disconnettersi da solo. Il chiosco del tablet non viene mai bloccato: ha il suo PIN di uscita.

Accessi e livelli del personale: con la password dello studio impostata, aprite l'elenco del personale, cliccate su Modifica per una persona e scegliete un Livello di accesso e una Password di accesso (almeno 8 caratteri). Dal primo accesso creato, la pagina di accesso chiede Who are you?: ognuno sceglie il proprio nome ed entra con la propria password. La password dello studio resta prima in quell'elenco ed entra ancora come amministratore; date anche a voi stessi il livello Amministratore se volete un accesso personale. Per cambiare la persona allo schermo, cliccate sul nome in alto, poi Esci: la persona successiva entra con la propria password.

Ruoli: in Impostazioni, Ruoli, spuntate cosa può aprire e modificare ogni ruolo: clienti e appuntamenti, magazzino e fornitori, sterilizzazione e conformità, turni del personale, moduli di consenso e schede di cura, denaro e report, eliminazione dei record. Reception e Staff ci sono sempre e partono da ciò che potevano fare prima; Aggiungi ruolo ne crea uno vostro ("Sterilizzazione", "Apprendista") e Salva i ruoli conserva le modifiche. Un ruolo senza un'area non ne vede la schermata, e il CRM rifiuta le sue modifiche. Solo un Amministratore modifica le Impostazioni, il team, gli accessi e i ruoli. Un ruolo ancora assegnato a qualcuno non si può rimuovere: dategli prima un altro ruolo.

- Reception: clienti, appuntamenti, consensi, pagamenti, timbratura di entrata e uscita.

- Staff: tutto quello della reception, più magazzino, fornitori, registri di conformità, cura post-trattamento, turni e il design dei moduli di consenso.

- Amministratore: tutto, compresa l'eliminazione dei record, i report economici, le Impostazioni, il team, gli accessi, i backup e le importazioni.

Reception e personale non vedono Finanza e Impostazioni. Se qualcuno prova un'azione che il suo livello non consente, il CRM lo dice e non cambia nulla. Per rimuovere un accesso, impostate il livello su Nessun accesso.

Appuntamenti e pianificazione

Nuovo appuntamento prenota una singola sessione con artista, postazione, prezzo e acconto. Per lavori su più sessioni, il Pianificatore automatico cerca gli slot liberi dell'artista in un giorno scelto e prenota fino a sei sessioni a un numero fisso di settimane di distanza. La Dashboard mostra i dati di oggi, le prenotazioni in arrivo, lo stato delle postazioni e le scorte basse. Il Calendario elenca tutti gli appuntamenti prenotati, i prossimi per primi. Completato segna una sessione come svolta, così viene contata nell'analisi delle durate, e Rimuovi la elimina. Modifica su un appuntamento cambia ora, artista, postazione, prezzo, acconto o note. Quando prenoti, digita il nome del cliente e sceglilo dall'elenco, così l'appuntamento compare nella sua scheda. Due tocchi rapidi su un pulsante di salvataggio salvano una sola volta. L'elenco mostra anche l'acconto di ogni appuntamento e quanto resta da pagare (prezzo meno acconto).

Consensi digitali

Aprite il modulo di consenso, scegliete il cliente dall'elenco (le sue allergie vengono compilate automaticamente), confermate la verifica dell'età e fate firmare il cliente sul tablet. Il consenso viene salvato con l'immagine della firma. Non si salva senza un cliente e una firma. Aperto dalla scheda di un cliente, il modulo ha già quel cliente selezionato.

Per far compilare un modulo di consenso su un tablet, aprite Clienti, il generatore di moduli di consenso, l'anteprima del modulo, poi la modalità chiosco per tablet. Il cliente risponde a una sezione per schermata, firma nell'ultima e tocca il pulsante per completare. Il modulo viene salvato con la firma e viene scaricato un PDF. Se prima non è stato scelto alcun cliente, viene creato un nuovo cliente con nome, email, telefono e data di nascita del modulo. I moduli salvati sono nel profilo del cliente, sotto Liberatorie; Vedi risposte mostra ogni risposta. Un modulo modificato nel generatore di moduli viene salvato con i dati dello studio: il tablet mostra quindi lo stesso modulo del computer su cui lo avete modificato.

Per impedire al cliente di uscire dal modulo quando ti allontani, imposta un PIN del chiosco tablet in Impostazioni. Per uscire dalla modalità kiosk servirà il PIN. Quando il cliente tocca Complete, il kiosk controlla che non manchi nulla, salva il modulo e mostra «Thank you, your form has been submitted» finché un membro dello staff non inserisce il PIN. I consensi firmati sono nella scheda del cliente, sotto Liberatorie: View waiver mostra le risposte e la firma, e Scarica PDF salva una copia da stampare o conservare.

Tablet chiosco: un tablet su un supporto serve solo per i moduli. In Impostazioni, Tablet chiosco, imposta una password del chiosco (serve la password dello studio). Sul tablet apri l’indirizzo indicato (finisce con /kiosk), accedi con la password del chiosco e dai un nome al tablet; mostrerà «Attendere prego». Per inviare un modulo apri Clienti, Firma Liberatoria sul cliente, scegli il modulo, Anteprima modulo, poi Invia al chiosco. Il modulo si apre sul tablet; quando il cliente tocca Completa viene salvato su quel cliente (in Liberatorie) e il tablet torna in attesa. Se invii mentre un modulo è ancora in attesa, puoi Ritira quello in attesa. L’accesso del chiosco non può aprire il CRM né leggere dati dei clienti. Attiva lo schermo intero o la modalità chiosco del tablet (per esempio il blocco app di Android o un browser kiosk) così il cliente resta sulla pagina.

Configurare un tablet chiosco, buono a sapersi: la prima volta il tablet avvisa che la connessione non è privata: tocca Avanzate, poi Procedi (Chrome) o Continua (Edge). È il tuo server; il certificato l'ha creato lui. Se l'avviso torna di continuo, o un browser kiosk si blocca lì, usa l'indirizzo http:// che Impostazioni mostra sotto: nessun avviso, ma i moduli attraversano la rete senza cifratura, quindi usalo solo sul Wi-Fi dello studio. Assegna al computer del CRM un indirizzo fisso nel router ("prenotazione DHCP" o "IP statico"), altrimenti i tablet lo perdono quando l'indirizzo cambia. Quando il CRM si riavvia, il tablet resta collegato e il modulo in attesa resta lì.

Clienti minori di 18 anni e verifica del documento: il CRM calcola l'età di ogni cliente dalla data di nascita (dalla scheda, dalla verifica del documento o da una data di nascita scritta dal cliente su un modulo). Un cliente minore di 18 anni è segnalato Minore di 18 anni nell'elenco clienti, nella scheda e nel modulo di prenotazione, e i suoi moduli richiedono la firma di un genitore o tutore: il CRM non salva né invia un modulo senza (il modello di consenso per minori la prevede). Se un cliente scrive sul tablet una data di nascita sotto i 18 anni, il modulo firmato viene conservato ma segnato in rosso, e il registro attività lo segnala. Nella scheda del cliente, Registra una verifica del documento conserva il tipo di documento e solo gli ultimi 4 caratteri, con chi l'ha verificato e quando; ogni modulo firmato in seguito mostra età e verifica, a schermo e nel PDF.

Campo Scanner: nel creatore di moduli, aggiungete un campo Scanner a un modulo e date al suo pulsante le vostre parole. Sul modulo, il pulsante scansiona una pagina con lo scanner collegato al computer su cui gira il CRM, dalla reception o da un tablet; la pagina viene conservata con il modulo, e stampata su tutta la larghezza del suo PDF perché si possa leggere. Quando il modulo viene salvato, ogni pagina scansionata viene anche conservata a grandezza piena sul computer del CRM, nella cartella storage/scans dentro la cartella di Studio CRM, con la data, il cliente e il DOC ID stampato in alto sul modulo nel nome. Il profilo del cliente ha una scheda Scansioni con tutte le pagine scansionate sui suoi moduli: clicchi su una pagina per ingrandirla, oppure Scarica. Su Windows usa la scansione integrata di Windows (WIA): se lo scanner funziona con l'app Scanner di Windows, funziona anche qui. Su Linux usa SANE. Non ancora su Mac.

Messaggi: il CRM prepara, voi inviate

Studio CRM non invia da solo email, SMS o messaggi di chat. Quando preparate un'email di aftercare, un promemoria o un ordine al fornitore, appare un pannello Messaggio pronto. Cliccate su Email, WhatsApp o LINE per aprirlo nella vostra app con il testo già compilato, poi premete invia lì, oppure cliccate su Copia.

Magazzino, scanner e ordini d'acquisto

Magazzino tiene traccia di quantità, lotti, date di scadenza e fornitori. Gli articoli al livello di riordino o sotto di esso sono considerati scorte basse. L'elenco Articoli di magazzino mostra ogni articolo con quantità, soglia di riordino, lotto, scadenza e fornitore; cerca per nome, SKU o fornitore. + Aggiungi articolo aggiunge un articolo a mano e Modifica lo modifica. Fornitori elenca i fornitori: + Aggiungi fornitore e Modifica. Gli ordini partono all'email ordini del fornitore: controllala.

Lo scanner in Registro attività usa la fotocamera del dispositivo. Scansionate un codice articolo o un numero di lotto per vedere l'articolo, oppure un codice CLIENT-<number> per aprire un cliente. Potete anche scansionare un codice da una foto. I codici non riconosciuti sono elencati in Registro errori.

Ordine d'acquisto elenca i vostri fornitori e i loro articoli in scorta bassa, crea un numero d'ordine, scarica un PDF e prepara l'email d'ordine.

Galleria

Portfolio lavori contiene le foto dei lavori finiti, collegate al cliente e all'artista. Flash contiene i soggetti con relative dimensioni, tempo di seduta, prezzo e acconto; un prezzo vuoto viene mostrato come Su preventivo. Raggruppa i soggetti in foglio, trascinali nell'ordine desiderato e stampa un foglio o un listino prezzi al banco. Prenota riserva un soggetto per un cliente dalla tua lista, con la data; Rendi disponibile annulla la prenotazione. Un soggetto Ripetibile può essere prenotato ripetutamente e conta le sue prenotazioni. Esporta CSV elenca ciò che è stato venduto. Condividi prepara un messaggio per WhatsApp, LINE, X o email; il menu di condivisione del telefono può includere la foto.

Denaro e personale

Il Calcolatore mance divide una mancia 80% artista, 15% apprendista, 5% reception e la registra. Il personale timbra entrata e uscita con il pulsante turno. Le esportazioni forniscono il registro attività, le scorte basse, i turni e le durate delle sessioni in CSV o PDF. Nel Calendario, la finestra dei turni mostra se una persona è in turno, e l'elenco Turni riporta i turni previsti: scegliete una persona, una data e l'orario, poi Aggiungi turno. L'esportazione dei turni e, in Magazzino, l'esportazione delle scorte salvano un file CSV o PDF nella cartella Download. In Finanze, Registra Pagamento registra un pagamento: il cliente, l'importo e il metodo di pagamento. Registro Acconti elenca gli acconti incassati alla prenotazione.

Registri di conformità

La checklist di chiusura registra quali attività sono state svolte, il supervisore, il numero di ciclo dell'autoclave e le vostre note. Il Registro autoclave elenca i cicli di sterilizzazione, e la Dashboard avvisa sulle scorte oltre la data di scadenza. Questi sono i vostri registri: verificate le regole della vostra autorità sanitaria locale su cosa dovete conservare.

Strumenti Poli

La schermata Strumenti apre gli strumenti Poli International (calendari di aftercare, generatore di moduli di consenso, convertitore di calibro, preventivatore prezzi e altro) all'interno del CRM.

Ogni scheda strumento ha una fascia colorata in alto, e la finestra dello strumento la stessa fascia nella barra del titolo, così la famiglia si riconosce a colpo d'occhio: nastro indicatore a strisce per sterilizzazione e conformità, i colori del titanio anodizzato per piercing e gioielli, viola stencil per tatuaggio e inchiostro, righe da modulo per clienti e salute, carta da registro per la gestione dello studio.

Il gruppo Verifiche normative sugli inchiostri ha una verifica per regione: USA (MoCRA e Proposition 65 della California), Europa (REACH) e Sud-est asiatico (Thailandia, anche in thailandese). Ognuna vale solo per la propria regione.

Backup

Tutto è memorizzato in data/studio_crm.sqlite (o nel percorso impostato in SQLITE_DB_PATH). Copiate quel file per fare il backup dello studio. Il pulsante snapshot scrive anche una copia in storage/backups/. Il CRM vi salva anche una copia ogni giorno e conserva gli ultimi 30 giorni. In Impostazioni, Backup Database, potete copiare ogni backup anche in una seconda cartella (chiavetta USB, altro disco, cartella Google Drive, OneDrive o Dropbox), così un disco guasto o un computer rubato non porta via tutte le copie.