Studio CRM-gebruikershandleiding

Studio CRM draait op één computer in uw studio. Medewerkers openen het in een webbrowser op die computer of op elk apparaat in het studionetwerk. Uw gegevens blijven in een bestand op die computer. Er wordt niets naar Poli International verzonden.

Installeren en starten

  1. Download de Studio CRM-ZIP voor uw computer (Windows, Mac of Linux) van de Studio CRM-pagina. Node.js zit er al in; u hoeft verder niets te installeren.
  2. Pak het uit. Zet de map studio-crm op een plek waar hij kan blijven staan, bijvoorbeeld in Documenten.
  3. Dubbelklik op Start Studio CRM (Start Studio CRM.bat op Windows, Start Studio CRM.command op een Mac, ./start-studio-crm.sh op Linux). Op een Mac klikt u de eerste keer met de rechtermuisknop en kiest u Open.
  4. Uw browser opent http://localhost:3000. Houd het venster dat verscheen open terwijl u het CRM gebruikt; als u het sluit, stopt het CRM. Andere apparaten gebruiken het netwerkadres van de computer in plaats van localhost, met :3000 aan het eind.

Hebt u de broncode gedownload, installeer dan Node.js 22 of nieuwer, voer één keer npm install uit en daarna npm start. Met Docker: docker compose up -d.

Bijwerken: als er een nieuwe versie is, staat bij het versienummer onderaan het menu update beschikbaar. Open Instellingen, Updates en klik op Nu bijwerken (alleen een beheerder). Het CRM downloadt de nieuwe versie, maakt een back-up van de database in storage/backups, probeert de nieuwe versie op een kopie van uw gegevens en installeert hem pas dan; het start vanzelf opnieuw en de pagina laadt opnieuw. Uw gegevens blijven in de map data en worden nooit verplaatst. Gaat er iets mis, dan verandert er niets en blijft de oude versie draaien. De vorige versie blijft in de verborgen map .update/previous. Versies vóór 1.0.12 werkt u één keer met de hand bij: download de nieuwe ZIP, pak die uit in een nieuwe map en kopieer uw map data van de oude map naar de nieuwe.

Om een andere poort te gebruiken, stelt u PORT in een .env-bestand in (kopieer .env.example). Stel daar ook STUDIO_MANAGER_EMAIL in, zodat meldingen aan u worden geadresseerd.

Eerste keer opstarten: demogegevens

Een nieuwe installatie start met demoklanten, afspraken, voorraad en personeel, zodat u elk scherm kunt uitproberen. Wanneer u klaar bent voor echt werk, klikt u op Beginnen met een lege studio op het dashboard. Dit verwijdert de demogegevens en behoudt de dienstenlijst, categorieën, sjablonen, stations en instellingen. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Taal

Kies Engels, Frans, Italiaans, Duits, Spaans, Nederlands, Portugees of Thai in het taalmenu boven aan. De Poli-tools binnen de CRM openen in dezelfde taal wanneer die beschikbaar is (tools zonder Thai openen in het Engels).

Studio-instellingen

Open Instellingen om uw prijzen, aanbetalingsregel, belastingtarief (btw), retoucherbeleid en voorraaddrempels in te voeren. De prijsschatter, offertes en facturen gebruiken deze waarden, stel ze dus eerst in. CSV exporteren downloadt uw prijslijst; bewerk deze en gebruik CSV importeren om ze terug te laden. U kunt ook uw studiologo uploaden; dit verschijnt in de bovenste balk.

Studiogegevens en werkplekken: vul in Instellingen, Studiogegevens de naam, het adres, de telefoon, het e-mailadres en de gezondheidsvergunning of licentie van de studio in: elk toestemmingsformulier toont ze, op de computer en op de tablets. In Werkplekken voegt u uw werkplekken toe (tattooruimte, piercingruimte, brandinghoek...), hernoemt of verwijdert u ze, en geeft u elk een soort en een vaste artiest. Het afsprakenformulier toont uw werkplekken, en als u een artiest boekt wordt zijn vaste werkplek gekozen.

Klanten

Klanten toont iedereen met contactgegevens, allergieën en medische notities, ondertekende toestemmingsformulieren en totaal besteed. Gebruik Nieuwe klant om er een toe te voegen. Zoeken filtert de lijst terwijl u typt. Profiel bekijken opent het volledige dossier. In het profiel wijzigt Klant bewerken de gegevens en verwijdert Verwijderen de klant. Het profiel toont ook afspraken, teamnotities, ondertekende verklaringen, opgeslagen toestemmingsformulieren en foto's van het werk. Om veel klanten tegelijk toe te voegen, opent u Instellingen, Data importeren en plakt u een lijst waarvan de eerste regel name,email,phone,allergies,notes is. De teller Ondertekend telt ook toestemmingsformulieren die op de tablet zijn ondertekend. Onder Werk en foto's voegt Foto maken of kiezen een afbeelding van het apparaat toe, of van de camera op een telefoon of tablet. Genezingspijplijn toont de klanten van wie de sessie de afgelopen 90 dagen als voltooid is gemarkeerd, gegroepeerd per dagen sinds de sessie, met Profiel bekijken en PDF downloaden.

Nazorg: kies in het profiel van een klant onder Nazorg het blad (tattoo, piercing, fine line, permanente make-up) en de afspraak, dan Afdrukken en nazorg vastleggen: het blad wordt afgedrukt met de studiogegevens en de naam van de klant, en het CRM legt vast welk blad voor welke afspraak door wie en wanneer is gegeven. Elke afspraak toont of er nazorg is gegeven. Nazorgblad bij Klanten drukt een blad af zonder klantnaam en legt niets vast. Elk blad wordt afgedrukt in de taal die ernaast is gekozen. In Instellingen, Nazorgbladen wijzigt u titel, beschrijving en stappen van elk blad in elke taal, of voegt u eigen bladen toe; een lege taal drukt het Engels af.

Personeel

Klik rechtsboven op de personeelsknop om uw team te zien. Teamlid toevoegen voegt een persoon toe, Bewerken wijzigt de gegevens en Verwijderen haalt de persoon uit het team. Selecteren toont de naam van die persoon in de bovenbalk, zodat iedereen ziet wie er achter het scherm zit. Zodra er een studiowachtwoord is, kan iedereen ook een eigen login en toegangsniveau krijgen (zie hieronder). Een nieuw teamlid kan meteen worden gekozen op elke plek waar een artiest wordt gekozen, bijvoorbeeld bij het boeken van een afspraak.

Tablets, telefoons en het studiowachtwoord

Andere apparaten in de studio openen het CRM met het adres dat in het startvenster staat. Een tablet of telefoon die de camera nodig heeft (de scanner) moet het adres gebruiken dat begint met https:// en eindigt op :3443. De eerste keer waarschuwt de browser dat de verbinding niet privé is, omdat het certificaat door uw eigen computer is gemaakt: kies Geavanceerd en daarna Doorgaan. Met het gewone http://-adres werkt alles behalve de camera.

De eerste keer dat het CRM start, vraagt het u het studiowachtwoord aan te maken. Elke computer, tablet en telefoon meldt zich daarna één keer daarmee aan. U kunt Continue without a password kiezen en het later instellen in Instellingen, Studiowachtwoord. Vergeten? Maak een leeg bestand reset-password.txt in de map data en start het CRM opnieuw: dat verwijdert het studiowachtwoord en alle personeelslogins.

Een ongebruikt apparaat vergrendelen: kies in Instellingen, onder het studiowachtwoord, hoe lang een apparaat ongebruikt mag blijven (5, 10, 15 of 30 minuten) voordat het zichzelf afmeldt. De tabletkiosk wordt nooit vergrendeld: die heeft een eigen pincode om af te sluiten.

Logins en niveaus voor personeel: met het studiowachtwoord ingesteld opent u de personeelslijst, klikt u bij iemand op Bewerken en kiest u een Toegangsniveau en een Loginwachtwoord (minstens 8 tekens). Vanaf de eerste login vraagt de aanmeldpagina Who are you?: iedereen kiest zijn naam en meldt zich aan met een eigen wachtwoord. Het studiowachtwoord staat bovenaan die lijst en meldt nog steeds aan als beheerder; geef uzelf ook het niveau Beheerder als u een eigen login wilt. Om van persoon te wisselen, klik bovenaan op de naam en dan op Afmelden: de volgende persoon meldt zich aan met een eigen wachtwoord.

Rollen: vink onder Instellingen, Rollen aan wat elke rol mag openen en wijzigen: klanten en afspraken, voorraad en leveranciers, sterilisatie en naleving, dienstrooster, toestemmingsformulieren en nazorgbladen, geld en rapporten, gegevens verwijderen. Receptie en Personeel zijn er altijd en beginnen met wat ze eerder mochten; Rol toevoegen maakt een eigen rol ("Sterilisatie", "Leerling") en Rollen opslaan bewaart de wijzigingen. Een rol zonder een onderdeel ziet dat scherm niet, en het CRM weigert daar zijn wijzigingen. Alleen een Beheerder wijzigt Instellingen, het team, de logins en de rollen. Een rol die iemand nog heeft kan niet worden verwijderd: geef die persoon eerst een andere rol.

- Receptie: klanten, afspraken, toestemmingsformulieren, betalingen, in- en uitklokken.

- Personeel: alles van de receptie, plus voorraad, leveranciers, compliance-registraties, nazorg, het rooster en het ontwerp van de toestemmingsformulieren.

- Beheerder: alles, ook verwijderen, de financiële overzichten, Instellingen, het team, logins, back-ups en imports.

Receptie en personeel zien Financiën en Instellingen niet. Probeert iemand iets wat het niveau niet toestaat, dan meldt het CRM dat en verandert er niets. Een login verwijderen: zet het niveau op Geen login.

Afspraken en planning

Nieuwe afspraak boekt één sessie met artiest, station, prijs en aanbetaling. Voor werk met meerdere sessies zoekt de Automatische planner de vrije tijdslots van de artiest op een gekozen dag en boekt tot zes sessies met een vast aantal weken ertussen. Het dashboard toont de cijfers van vandaag, aankomende boekingen, stationsstatus en lage voorraad. De Agenda toont alle geboekte afspraken, de eerstvolgende bovenaan. Afgerond markeert een sessie als gedaan, zodat ze meetelt in de duuranalyse, en Verwijderen wist ze. Bewerken bij een afspraak wijzigt tijd, artiest, werkplek, prijs, aanbetaling of notities. Typ bij het boeken de naam van de klant en kies die uit de lijst, zodat de afspraak in het klantprofiel verschijnt. Twee keer snel op een opslagknop tikken slaat één keer op. De lijst toont bij elke afspraak ook de aanbetaling en wat nog te betalen is (prijs min aanbetaling).

Digitale toestemmingsformulieren

Open het toestemmingsformulier, kies de klant uit de lijst (diens allergieën worden ingevuld), bevestig de leeftijdscontrole en laat de klant tekenen op het tablet. Het toestemmingsformulier wordt opgeslagen met de handtekeningafbeelding. Het wordt niet opgeslagen zonder klant en handtekening. Geopend vanuit het profiel van een klant staat die klant al in het formulier.

Om de klant een toestemmingsformulier op een tablet te laten invullen, opent u Klanten, de bouwer van toestemmingsformulieren, het formuliervoorbeeld en daarna de tablet-kioskmodus. De klant beantwoordt één onderdeel per scherm, tekent op het laatste en tikt op de knop om af te ronden. Het formulier wordt met de handtekening opgeslagen en er wordt een PDF gedownload. Als er vooraf geen klant was gekozen, wordt een nieuwe klant aangemaakt met de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de geboortedatum van het formulier. Opgeslagen formulieren staan in het klantprofiel onder Verklaringen; Antwoorden bekijken toont elk antwoord. Een formulier dat u in de formulierbouwer bewerkt, wordt bij de studiogegevens opgeslagen: de tablet toont dus hetzelfde formulier als de computer waarop u het bewerkte.

Wilt u voorkomen dat een klant het formulier verlaat als u even wegloopt, stel dan in Instellingen een Pincode tabletkiosk in. De kioskmodus verlaten vraagt dan om de pincode. Tikt de klant op Complete, dan controleert de kiosk of er niets ontbreekt, slaat het formulier op en toont „Thank you, your form has been submitted” tot een medewerker de pincode invoert. Ondertekende toestemmingen staan in het klantprofiel onder Verklaringen: View waiver toont de antwoorden en de handtekening, en PDF downloaden bewaart een kopie om af te drukken of te bewaren.

Kiosktablets: een tablet op een standaard kan alleen formulieren. Stel bij Instellingen, Kiosktablets een kioskwachtwoord in (daarvoor is het studiowachtwoord nodig). Open op de tablet het adres dat daar staat (het eindigt op /kiosk), meld aan met het kioskwachtwoord en geef de tablet een naam; hij toont dan ‘Even geduld’. Om een formulier te sturen opent u Klanten, Verklaring ondertekenen bij de klant, kiest u het formulier, Voorbeeld bekijken en dan Naar de kiosk sturen. Het formulier opent op de tablet; tikt de klant op Afronden, dan wordt het bij die klant bewaard (onder Verklaringen) en wacht de tablet weer. Stuurt u terwijl er nog een formulier wacht, dan kunt u het wachtende Terugnemen. Een kioskaanmelding kan het CRM niet openen en geen klantgegevens lezen. Zet op de tablet volledig scherm of kioskmodus aan (bijvoorbeeld scherm vastzetten op Android of een kioskbrowser) zodat de klant op de pagina blijft.

Een kiosktablet instellen, goed om te weten: de eerste keer waarschuwt de tablet dat de verbinding niet privé is: tik op Geavanceerd en daarna op Doorgaan (Chrome of Edge). Het is je eigen server; die heeft het certificaat zelf gemaakt. Komt de waarschuwing steeds terug, of blijft een kioskbrowser erop hangen, gebruik dan het http://-adres dat Instellingen eronder toont: geen waarschuwing, maar de formulieren gaan onversleuteld over je netwerk, dus alleen op de eigen wifi van de studio. Geef de CRM-computer een vast adres in je router ("DHCP-reservering" of "vast IP"), anders raken de tablets hem kwijt als zijn adres verandert. Als het CRM opnieuw start, blijft de tablet aangemeld en blijft een wachtend formulier staan.

Klanten onder 18 en ID-controle: het CRM berekent de leeftijd van elke klant uit de geboortedatum (uit het klantdossier, de ID-controle of een geboortedatum die de klant op een formulier schrijft). Een klant onder 18 krijgt Onder 18 in de klantenlijst, het profiel en het afsprakenformulier, en zijn formulieren hebben de handtekening van een ouder of voogd nodig: zonder bewaart of verzendt het CRM geen formulier (het sjabloon voor minderjarigen heeft er een). Schrijft een klant op de tablet een geboortedatum onder 18, dan wordt het getekende formulier bewaard maar rood gemarkeerd, en het activiteitenlogboek meldt het. In het profiel van de klant bewaart Een ID-controle vastleggen het soort ID en alleen de laatste 4 tekens, met wie het controleerde en wanneer; elk formulier dat daarna wordt getekend toont de leeftijd en de ID-controle, op het scherm en in de pdf.

Scannerveld: voeg in de formulierbouwer een Scanner-veld aan een formulier toe en geef de knop uw eigen woorden. Op het formulier scant de knop een pagina met de scanner die aan de CRM-computer is aangesloten, vanaf de balie of een kiosktablet; de pagina wordt bij het formulier bewaard en over de hele breedte van de pdf afgedrukt, zodat hij leesbaar is. Bij het opslaan van het formulier wordt elke gescande pagina ook op volle grootte op de CRM-computer bewaard, in de map storage/scans in de map van Studio CRM, met de datum, de klant en de DOC ID bovenaan het formulier in de naam. Het klantprofiel heeft een tabblad Scans met alle pagina's die op de formulieren van de klant zijn gescand: klik op een pagina om in te zoomen, of Downloaden. Op Windows gebruikt het het ingebouwde scannen van Windows (WIA): werkt de scanner met de Windows-app Scannen, dan werkt hij hier. Op Linux gebruikt het SANE. Nog niet op een Mac.

Berichten: de CRM bereidt voor, u verstuurt

Studio CRM verstuurt zelf geen e-mail, sms of chatberichten. Wanneer u een nazorg-e-mail, een herinnering of een leveranciersbestelling voorbereidt, verschijnt een paneel Bericht klaar. Klik op E-mail, WhatsApp of LINE om het met de ingevulde tekst in uw eigen app te openen, en druk daar op verzenden, of klik op Kopiëren.

Voorraad, scanner en inkooporders

Voorraad houdt hoeveelheden, partijen, vervaldatums en leveranciers bij. Artikelen op of onder hun bestelniveau tellen als lage voorraad. De lijst Voorraadartikelen toont elk artikel met aantal, bestelgrens, lot, vervaldatum en leverancier; zoek op naam, SKU of leverancier. + Artikel toevoegen voegt een artikel met de hand toe en Bewerken wijzigt het. Leveranciers toont uw leveranciers: + Leverancier toevoegen en Bewerken. Bestellingen gaan naar het bestel-e-mailadres van de leverancier; controleer het.

De scanner in Activiteitenlogboek gebruikt de camera van het apparaat. Scan een voorraad-SKU of partijnummer om het artikel te zien, of een CLIENT-<number>-code om een klant te openen. U kunt ook een code van een foto scannen. Onbekende codes worden vermeld onder Foutenlogboek.

Inkooporder toont uw leveranciers en hun artikelen met lage voorraad, maakt een inkoopordernummer, downloadt een PDF en bereidt de bestel-e-mail voor.

Galerij

Portfolio bevat foto's van afgewerkt werk, gekoppeld aan klant en artiest. Flash sheets bevat ontwerpen met hun formaat, zittijd, prijs en aanbetaling; een lege prijs wordt weergegeven als "Prijs op aanvraag". Groepeer ontwerpen in vellen, sleep ze in de gewenste volgorde en druk een vel of een toonbankprijslijst af. Reserveren reserveert een ontwerp voor een klant uit uw lijst, met de datum; Beschikbaar maken annuleert de reservering. Een Herhaalbaar ontwerp kan keer op keer worden geboekt en telt het aantal boekingen. CSV exporteren toont een overzicht van wat er is verkocht. Delen bereidt een bericht voor WhatsApp, LINE, X of e-mail voor; het deelmenu van de telefoon kan de foto bevatten.

Geld en personeel

De Fooicalculator verdeelt een fooi 80% artiest, 15% leerling, 5% balie en registreert dit. Personeel klokt in en uit met de diensttoets. Exports geven u het activiteitenlogboek, lage voorraad, diensten en sessieduur als CSV of PDF. In de Agenda toont het dienstenvenster of iemand in dienst is, en het Dienstrooster toont de geplande diensten: kies een persoon, een datum en de tijden, en klik op Dienst toevoegen. De export van het rooster en, in Voorraad, de export van de voorraad slaan een CSV- of PDF-bestand op in uw map Downloads. Onder Financiën legt Betaling registreren een betaling vast: de klant, het bedrag en de betaalwijze. Aanbetalingsregister toont de aanbetalingen die bij het boeken zijn ontvangen.

Compliancedossiers

De afsluitchecklist registreert welke taken zijn uitgevoerd, de leidinggevende, het autoclaafcyclusnummer en uw notities. Het Autoclaafregister toont sterilisatiecycli, en het dashboard waarschuwt voor voorraad die de vervaldatum heeft overschreden. Dit zijn uw eigen dossiers: controleer de regels van uw lokale gezondheidsautoriteit over wat u moet bewaren.

Poli-tools

Het scherm Tools opent de Poli International-tools (nazorgschema's, generator voor toestemmingsformulieren, gauge-omrekenaar, prijsschatter en meer) binnen de CRM.

Elke toolkaart heeft bovenaan een gekleurde band, en het venster van de tool dezelfde band in de titelbalk, zodat u de familie in één oogopslag herkent: gestreepte indicatortape voor sterilisatie en naleving, de kleuren van geanodiseerd titanium voor piercing en sieraden, stencilpaars voor tattoo en inkt, formulierlijnen voor klanten en gezondheid, en kasboekpapier voor de studiozaken.

De groep Inktregelgeving-checkers heeft één checker per regio: de VS (MoCRA en California Proposition 65), Europa (REACH) en Zuidoost-Azië (Thailand, ook in het Thai). Elke checker geldt alleen voor zijn eigen regio.

Backups

Alles wordt opgeslagen in data/studio_crm.sqlite (of het pad ingesteld in SQLITE_DB_PATH). Kopieer dat bestand om de studio te backuppen. De snapshotknop schrijft ook een kopie naar storage/backups/. Het CRM bewaart daar ook elke dag een kopie en houdt de laatste 30 dagen. In Instellingen, Database-back-up kunt u elke back-up ook naar een tweede map laten kopiëren (USB-stick, andere schijf, Google Drive-, OneDrive- of Dropbox-map), zodat een kapotte schijf of een gestolen computer niet alle kopieën meeneemt.